信息化管理将得以改善物业管理效率
信息化管理将得以改善物业管理效率
物业服务水平和业主所缴纳物业费用是否相匹配？物业服务的成本到底是多少？物业公司如果降低成本，提升服务质量？这是不少小区业主和物业在对物业费产生矛盾时，经常会遇到的问题。
据了解，北京物业管理行业协会日前通过对北京市城八区78个商品房项目抽取样本，按照小区面积规模、服务、档次等分为9大类，经过加权平均得出2010年一季度北京城区普通商品住宅的物业服务成本信息。这次公布的成本项目为五个大项15个小项，包括保安、保洁工资等物业服务过程中所涉及的人员费用;电梯等日常设备设施的运行、维护费;物业管理区域绿化养护费;物业管理区域清洁卫生费;物业管理区域秩序维护费等。其中，物业办公费用、秩序维护费用等内容不包括在内。
从公布的成本信息中不难看出，保安、保洁、客服等人员的工资开支，在物业成本中占了大头，此外电梯相关费用也不低。可见，物业管理企业最大的支出在于人力支出与能耗支出。随着物业管理的市场化、规模化、集约化进程，使得物业管理公司的管理结构日益庞大。同时，物业管理工作涉及面广、政策性强、技术应用复杂、日常管理工作量大，通过传统人工管理方式，将大大增加管理成本。李先生和宋佳瑜的“不幸福”也源自于此。
更加规范、及时、有效地管理物业日常的工作是业主对物业服务的最基本要求，而通过信息化的手段不仅可以有效地节省了人力，同时，依靠信息化平台的力量，提升物业管理资源的共享利用率，提高物业管理效率，能在第一时间为客户提供更好、更全面的服务。
目前中小型物业公司面临的管理难题主要体现在内外两部分的管理支持上。在公司内部的管理系统中，比较突出的是公司财务信息系统，以及OA办公自动化系统、HR系统、档案管理系统、楼宇数控系统、PDA无线系统等。对外管理主要体现在维修、投诉、家政服务等方面，目标是服务于业主、政府、各物业管理公司等。客户服务中心包括呼叫中心、服务数据中心、资源配置中心和电子信息网络。信息服务平台的功能主要体现在：业主通过呼叫中心、把需要服务内容的信息传递给相关专业服务队伍及部门;居民通过网络平台查询服务信息、服务标准、收费标准;通过网络平台填写各类需要的服务表单等等事项;小区管理处通过客户服务中心把关于事件的情况反馈给平台，以便客户服务中心进行回访和服务信息的集中管理;政府相关部门可以通过信息中心向各小区及相关物业管理公司传输文件，便于对小区、行业进行规范管理。物业应实现对公司OA系统、财务系统、HR系统、楼宇数控系统、PDA无线系统、短信系统、门户网站及数字化社区等有效整合，从而真正达到管理对人、财、物三者的真正有效管控。
除此之外，大型的物业公司在信息化管理的需求上更为复杂。除了中小型物业公司所面临的单一社区管理问题，大型物业公司还面临如何更好的将现有多级组织架构信息进行统一管理。举例来讲，这类公司的报表通常需要按总公司、区域公司和管理处进行分级汇总。组织机构和人员关系可能需要根据业务需求进行调整，重要的业务操作。例如合同签批、物资采购等可能需要跨部门进行流程化处理，这些都是单一物业管理模式无法解决的问题。因此，大型物业企业如果要使用一套能够真正反映管理个性化的物业管理信息系统软件，首先应该构建在一个包括良好的网络、数据库、程序语言和兼容操作系统的平台上，这是物业管理公司成功运用管理信息系统的第一步。
物业公司要在市场上长稳立足，就必须站在市场的前沿，研究市场、适应市场、内强管理，外树形象，一方面要不断加强项目经理与业务技术人员的培训工作，另一方面就是要引入科学的管理模式，加强物业管理的专业技术力量，完善物业管理的各项流程。
物业管理企业最大的支出在于人力支出与能耗支出，而通过信息化的手段有效地节省了人力，与此同时，依靠信息化平台的力量，能在第一时间为客户提供更好、更全面的服务，这对企业来说才是双赢的。
物业管理行业发展的时间较短，物业管理企业的信息化发展较其他行业也相对较晚，但是其管理的高档写字楼的配套设备设施技术含量高，其必然要求企业的管理水平高，物业管理企业充分意识到了这些问题，在不断扩大业务的同时，更是加大对于信息化方面的投入。一家小型物业管理公司负责人告诉记者，目前公司使用了一套功能相对简单的管理软件。这套软件涵盖了公司的基本业务管理项目。房产管理，可以对楼宇和房间分别进行了设置，对于楼宇可定义楼宇编号、名称、房屋结构、层高、房屋数量等信息，对房屋设置可定义门牌编号、户型、单元号、所属楼层、面积等信息。费用管理，包括基本物业费和仪表类物业费两大类，各自又可定义多种不同的费项。基本物业费主要是定义那些按户或按房屋面积收取的费用，比如卫生费、治安费等，逾期交费可设置滞纳金;而水费、电费等，可设置定额价和超额价，逾期交费可设置滞纳金。对于仪表类物业费又可分为自用表和公摊表两大类，并在此项设置中为每户分配仪表编号，并为住户分配要分摊的公摊表。这种设置在一定程度上减轻了工作人员的工作强度，同时也大大提高了工作效率。
