6、记录的编目

品质部负责编制公司及各部门使用的《工作记录清单》，按受控文件下发各部门，作为使用、形成质量记录的依据。《工作记录清单》应随记录的增删，表格的更改而更改，以保持其与实际的一致性。编目更改的实施执行《文件和资料管理标准作业程序》的相应规定。

7、记录的查阅

(1)记录应按规定的路线和时间进行传递，以发挥记录的使用价值。

(2)合格要求在商定期内的工作记录可提供给接收服务或管理的住户或其代表查阅，具体实施执行《质量体系文件和资料管理标准作业程序》的相应规定并予以记录。

8、记录归档

(1)下列性质的记录应予归档：

⑴有关物业接管验收的记录；

⑵有关委托物业管理合同的记录；

⑶有关质量策划——计划的记录；

⑷有关质量体系文件发放审批，更改审批的记录；

⑸有关组织机构设置，调整和职责权限规定的记录；

⑹有关重大安全责任事故的记录；

⑺有关火灾、重大治安事件的记录；

⑻有关管理评审内部质量审核的记录；

⑼有关不合格评审、纠正、预防措施的记录；

⑽有关工作检查、评比的记录；

⑾有关员工绩效考评的记录；

⑿有关工作状态、设备档案的记录；

⒀其他有必要作为原始凭证的记录。

(2)记录的形成、保管部门应按规定将应予归档的文件交档，详见《档案管理标准作业程序》。

(3)归档文件应妥善保存。

9、记录的贮存。记录的贮存环境应有利于防止丢失、损坏、污染、虫食，确保记录的完整性、可使用性。

10、记录的保管

(1)记录由形成人或形成部门负责保管。应予归档的记录在未归档前由规定的交归部门或人员负责保管。

(2)记录的保管人或部门，不得对所保管的记录作非授权的更改、复制、转借。

11、记录的处置

(1)保管和归档超期的记录按《档案管理标准作业程序》的相应规定进行位置。

(2)记录的保管部门和保存期限由提出记录要求的文件予以规定。

五、记录