规范各类工作记录的管理工作，确保工作记录的有效性。

二、适用范围

适用于物业部管理服务工作中各种规定记录的管理工作。

三、职责

1、公司品质部负责对各类记录的编制、编码、使用、保存进行审核和实施检查、监督。

2、各部门和记录的填写人员应遵守本规程关于记录控制的规定和要求。

四、程序要点

1、记录的作用

(1)证据的作用：为体系、过程、活动是否符合规定提供证据。

(2)分析的作用：为分析过程是否在受控状态提供分析的信息、数据和资料。

(3)追溯的作用：为追溯过程的实施和结果提供追溯。

2、记录的形式和来源

(1)公司形成记录的形式有，但不限于：

⑴质量体系文件规定、设计并要求填写的格式记录；

⑵凡需填写、编制、绘制的凭证、单据、台账、清单、签收单、计划、登记表、措施卡、卡片、证件、图表、报告等规定格式形成的记录。

(2)分供方提供的记录

3、记录形成的要求

(1)应使用规定的记录格式。

(2)应由规定的人填制。

(3)填写应及时、准确、完整、清晰。

(4)记录有要求时应按规定履行编制、审核、批准手续。

4、记录的标识

(1)记录由记录的名称和记录的编号及版本与标识予以识别。记录的编码和版本号执行《质量体系文件编码管理标准作业程序》的相关规定。

(2)具有追溯作用的记录应编录应编制记录的编号（No）。

5、记录的收集

(1)记录应按下列要求进行收集：

⑴记录填写、编制部门收集；

⑵记录接收部门收集；

⑶记录归口管理部门收集。

(2)记录收集时间：

⑴连续收集；

⑵按月、季、年集中收集。