办公环境7S管理作业指引

1.0目的

为营造干净整洁的办公环境,合理配置、使用各种资源,减少浪费,降低办公成本,激发员工工作热情,塑造良好的企业形象。

2.0 适用范围

适用于东广物业在管各项目。

3.0定义

3.1 整理(SEIRI):工作现场,区别重要与不要的东西,只保留有用的东西,撤除不需要的东西。

3.2 整顿(SEITON):把要用的东西,按规定位置摆放整齐,并做好标识进行管理。

3.3 清扫(SEISO):将不要的东西清除掉,保持工作现场无垃圾,无污秽状态。  

3.4 清洁(SEIKETSU):将前3S实施的做法做到制度化、规范化,维持其成果。

3.5 素养(SHITSUKE):自觉遵守各项规章制度,培养文明礼貌的良好工作习惯。

3.6 安全(SAFETY):清除隐患,排除险情,预防事故的发生,保障员工的人身安全,保障服务的持续性,减少因安全事故造成的经济损失。

3.7 节约(SAVING):就是对时间、空间、能源等方面合理利用,以发挥他们最大效能,从而创造一个高效率、物尽其用的工作场所。

4.0职责

4.1 物业服务中心负责人负责监督并落实办公环境7S管理与实施。

4.2 全体员工积极参与并执行办公环境7S管理的相关要求。

5.0方法和过程

5.1 办公环境7S规范内容

5.1.1 整理

5.1.1.1 不再使用的文件资料、工具按公司相关规定存放或废弃处理。

5.1.1.2 不常使用的文件放置于文件柜中,常使用的文件资料放置就近位置,正在使用的文件资料分“未处理、正处理、已处理”三类放置。

5.1.1.3 物品分类摆放,确保整齐有序。

5.1.1.4 台面、抽屉最低限度地摆放办公物品。

5.1.2 整顿

5.1.2.1 各类物品、用品、设备等要有规划,定位放置和标识。

5.1.2.2 文件资料要放入相应文件夹,做好编号、定位摆齐。

5.1.2.3 电脑线和其他电线要用绑带扎起,不零乱。

5.1.2.4 办公桌及抽屉、文件柜内物品摆放整齐有序,不杂乱。

5.1.2.5 私人物品放置于规定位置。

5.1.3 清扫

5.1.3.1 将地面、墙、天花板、门窗、办公桌等打扫干净,破损处及时维修好。

5.1.3.2 办公用品、用具、办公设备擦洗干净。

5.1.3.3 文件记录破损处修补好。

5.1.3.4 办公室通风,光线充足。

5.1.4 清洁

5.1.4.1 每天上下班各花10分钟做好7S工作。

5.1.4.2 每天随时自我检查,互相检查,定期或不定期进行检查。

5.1.4.3 对不符合的情况及时纠正。

5.1.4.4 保持整理、整顿、清扫的成果。

5.1.5 素养

5.1.5.1 佩戴铭牌,衣着整洁得体,仪容整齐大方。

5.1.5.2 言谈举止文明有礼,对人热情大方,工作精神饱满。

5.1.5.3 爱护公共财产,自觉遵守公司相关规章制度。

5.1.5.4 有团队精神,互相帮助,积极参加7S活动。

5.1.5.5 严禁公物私用,做到资源共享。

5.1.5.6 在办公室不吸烟,严禁随意放置易燃易爆物品。

5.1.5.7 在工作场所内不追逐打闹,不大声喧哗和私语,坐立端正。

5.1.5.8 养成节约的好习惯,充分利用可再生资源。

5.1.6 安全

5.1.6.1 系统地建立防伤病、防污、防火、防水、防盗、防损等安全措施。

5.1.6.2 各部门坚持贯彻执行国家的安全劳动、法律、法规,落实公司有关规定,积极寻求降低事故发生的办法和措施。

5.1.6.3 对员工进行安全宣传、安全教育,开展检查和实施安全技术措施,对操作人员的操作技能进行训练,教育员工严格遵守劳动安全操作指引和技术标准。

5.1.6.4 改善劳动条件,加强安全管理,全员参与,排除隐患,重视预防。

5.1.7 节约

5.1.7.1 离开座位时关闭电脑显示器,下班关闭所有电器。

5.1.7.2 制定办公照明开启标示,做到人走关灯。

5.1.7.3 制定办公空调使用规定,设置空调开启时间,空调设置温度为26℃,并且当室内温度低于28℃时,不得开启空调。

5.1.7.4 办公环境不得使用高耗电设备,不得使用自用设备。

5.1.7.5 公司加强员工关于节约用水的教育。

5.1.7.6 洗手池水龙头流速控制在2L/M以下。

5.1.7.7 制定办公易耗品使用规定,办公产生的二次纸和废纸应放置在指定位置,便于再次利用和回收。

5.1.7.8 纸张打印应使用双面打印。

5.1.7.9 充分利用电子化办公,公司内部沟通充分使用电子信息。

5.1.7.10 各部门日常物资使用、领用和申购须按公司要求执行。

5.1.7.11 各分公司需每年开展一次节能降耗宣传,实施全物业区域节能意识宣传。

5.1.7.12 各分公司需每年开展一次全员节能培训

5.1.7.13 设施设备的报废需要经过相关负责人的评估并签署意见,经同意后进行报废。

5.2 办公环境7S管理细则

5.2.1 办公室

5.2.1.1 办公室有门牌标识,并保持干净完好。

5.2.1.2 办公室定置图和办公桌桌面物品定置图,所有物品按照定置图规范摆放。

5.2.1.3 室内无非必需品或与工作无关的物品等。

5.2.1.4 墙面、地面、窗台、天花板等室内区域无卫生死角、无灰尘,墙壁无坑、洞及表皮脱落现象,门窗玻璃明亮干净,窗帘整洁,无破损,窗台上除花盆外不允许放置其他物品,花盆内无烟头等杂物。

5.2.1.5 桌面、抽屉、橱柜、文件夹内不要物彻底清理,必要物分类清楚、摆放整齐、标识规范,桌面上如覆盖玻璃板,玻璃板要干净完整,下面不允许压任何物品(如照片、名片、通讯录等)。

5.2.1.6 文件柜整齐放置、标识规范,并有明确责任人,柜内文件分类存放、标识清楚、取用方便。

5.2.1.7 办公设备(电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、扫描机、证件机、电话等)完好洁净,确保处于正常状态。

5.2.1.8 电脑里无与工作无关的文档、游戏、炒股软件等,文件分类存档、定期整理,文件名规范准确,重要文件加密,电脑定期维护、杀毒。

5.2.1.9 室内无用的配线管(盒)、电源线、电话线、网线或废旧开关、插座等彻底清理,能够正常使用的固定得当、规范整洁、标识清楚。

5.2.1.10室内照明设施处于正常工作状态,定期擦拭,无灰尘。

5.2.1.11饮水机等完好洁净、规范定置,并在饮水机柜子里配置不少于10只的饮水机杯。

5.2.1.12 纸篓及垃圾桶内垃圾不超过2/3。

5.2.1.13 个人物品不外露,由个人集中管理,并整齐放置于指定位置。

5.2.1.14 工作人员按规定着重。

5.2.1.15 非工作或离开状态,座椅要及时归位,下班后电脑、打印机等设备电源要关闭。

5.2.1.16 室内钟表、电脑、电话时间准确(误差不超过一分钟),并保持整洁。

5.2.1.17 合理摆放绿化并定期养护,每个办公桌最多只能摆放一小盘装饰绿色花草。

5.2.1.18 灭火器数量、种类符合消防规定,统一定置、完好整洁、标识规范。

5.2.1.19 在打印机或复印件旁,指定一次纸、二次纸和废纸的放置位置,有明显标识。

5.2.1.20 在明显处标示下班关闭电器,空调开关处标示空调开启的条件(室温 ≥28℃和设定温度(≥26℃);电灯开关处有人走关灯的标识;洗手池有节约用水标识。

5.2.2 会议室

5.2.2.1 会议室有门牌标识,并保持干净完好。

5.2.2.2 室内无非必需品或与工作无关的物品等。

5.2.2.3 墙面、地面、窗台、天花板等室内区域无卫生死角、无灰尘,墙壁无坑、洞及表皮脱落现象,门窗玻璃明亮干净,窗帘整洁,无破损,窗台上除花盆外不允许放置其他物品,花盆内无烟头等杂物。

5.2.2.4 会议室物品摆放整齐统一、取用方便、用完归位,会议室使用完毕后及时清扫,保持整洁。

5.2.2.5 配线管(盒)、投影仪线、话筒线、电源线等固定得当、规范美观、标识清楚。

5.2.2.6 投影仪、话筒、音响等设备由专人定期维护,确保随时处于正常状态,使用时无故障。

5.2.2.7 饮水机完好洁净、规范定置,消毒柜内干净整洁,物品摆放有序。

5.2.2.8 清洁工具集中放置、整齐有序、标识规范,纸篓及垃圾桶内垃圾不超过2/3。

5.2.2.9 室内钟表、电脑、电话时间准确(误差不超过一分钟),并保持整洁。

5.2.2.10 会议室禁止吸烟,不准摆放烟灰缸。

5.2.2.11 合理摆放绿化并定期养护,以便美化环境。

5.2.2.12 灭火器数量、种类符合消防规定,统一定置、完好整洁、标识规范。

5.2.2.13 在明显处标示下班关闭电器,空调开关处标示空调开启的条件(室温≥28℃)和设定温度(≥26℃);电灯开关处有人走关灯的标识;洗手池有节约用水标识。

5.2.2.14 人员离开时关闭会议室电器,回收使用的纸张。

5.2.3 办公(公共)区域

5.2.3.1 区域内无非必需品,如废弃物、多余物。

5.2.3.2 墙壁、屋顶无灰尘,公共设施完好洁净。

5.2.3.3 楼道、走廊、电梯间无杂物,保持畅通。

5.2.3.4 开水间、清洁工具间干净整洁,内部设施完好。

5.2.3.5 卫生间干净整洁,内部设施完好洁净,无杂物、无异味。

5.2.3.6 照明开关、灯具干净整洁、无灰尘,使用正常。

5.2.3.7 区域内物品摆放规范、合理标识。

5.2.3.8 属禁烟区域应有禁烟标识,不允许放置烟灰缸。

5.2.3.9 工艺品、奖牌等物品完好洁净、规范摆放。

5.2.3.10 宣传栏完好整洁,内容及时更新。

5.2.3.11 清洁工具集中放置、整齐有序、标识规范,纸篓及垃圾桶内垃圾不超过2/3。

5.2.3.12 无长明灯、长流水、随意丢弃垃圾等现象。

5.2.3.13 合理摆放绿化并定期养护,以便美化环境。

5.2.3.14 灭火器数量、种类符合消防规定,统一定置、完好整洁、标识规范。

5.2.3.15 在打印机或复印机旁,制定一次纸、二级次和废纸的放置位置,有明显标识。

5.2.3.16 在明显处标示下班关闭电器,空调处标示空调开启条件(室温≥28℃)和设定温度(≥26℃);电灯开关处又人走关灯的标识;洗手池有节约用水标识。

5.2.4 储物间、更衣室

5.2.4.1 储物间、更衣室有门牌标识,干净整洁。

5.2.4.2 室内不要的物品清理彻底,无非必需品,无卫生死角、无灰尘。

5.2.4.3 室内物品分类摆放、整齐有序、标识清楚、规范统一,帐卡物相符。

5.2.4.4 线路规范整齐,照明完好,电源线无裸露,门窗干净整洁、开关完好。

5.2.4.5 灭火器数量、种类符合消防规定,统一定置、完好整洁、标识规范。

5.2.4.6 在明显处标示下班关闭电器,空调开关处标示空调开启条件(室温≥28℃)和设定温度(≥26℃);电灯开关处有人走关灯的标识。

6.0 相关文件

7.0 记录