试论物业管理前期介入的必要性及管理工作

试论物业管理前期介入的必要性及管理工作

一、前期介入的含义

物业管理的前期介入,是一个长效服务的概念,是指物业管理公司在接管物业以前的各个阶段(项目可行性阶段、建筑物规划方案设计阶段、施工阶段等)就参与决策,制定出物业管理方案,并从管理和运作的角度为开发商提出从楼宇设计、施工监管、设备选用、功能规划、房屋租赁、工程交接等多方面有建设性的意见。物业管理服务最好是在物业开发的初期,即基础工程建设开始就介入,但此时不是全面介入,通常只是由一位熟谙工程和设备的专家参与,该专家将根据物业管理的需要对有关结构设计和设备配置等技术性问题提出专业意见,并且参与部分工程的施工监管。同时,由于物业管理公司熟知这些问题,因而能在前期介入时就提出专业意见。

二、前期介入的必要性

要让物业管理由“后续部队”变成“先行官”,那么,物业管理要从图纸设计开始就参与房地产开发的全过程,从管理和服务的角度提出意见和建议。物业管理的“先行官”作用有以下几个方面:

第一,物业管理的前期介入,有利于优化设计,完善设计细节,减少返工,防止后遗症。

物业管理公司在项目设计和施工阶段,从业主和使用人的角度,凭专业人士的经验对所管物业进行审视,对不当之处提出解决方案,从而减少物业接管后的返工,避免一些在后期工作中难以解决的问题。

第二,物业管理的前期介入,有利于提高施工质量。

“质量是企业的生命”,这句话同样适用于房地产开发,物业管理早期介入,参与图纸设计的修改及工程施工,了解工程进度,加强对隐敝工程的验收,并根据日后管理、维修、保养、服务的需要,及时向开发商提出设想和建议,防患于未然,变“事后”为“事前”就显得尤为重要。其次,要把一般意义上的“售后服务’’工作做好。

对房屋建筑及其设备、市政公用设施、绿化、卫生、交通、治安和环境容貌等管理项目进行及时有效地维护、修缮与整治,并向星级物业管理看齐,不断提高服务档次。

第三,物业管理的前期介入,有利于加强对所管物业的全面了解。

物业管理公司要想做到对物业及其附属设施、设备安装等情况了如指掌,就得对图纸改动或增、减部分作出认真记录。例如,管线节点的设置往往和设计图纸所标位置有一定差距,如果布置管线时不在现场作记录,在后期管理中,可能就会出现脱节的现象。相对来说,物业管理人员对土建结构部分不用了解得太深,而对设备安装、管线布置等情况则应充分掌握,便于后期管理。

第四,物业管理的前期介入,有利于后期管理工作的进行。

在物业管理前期工作中,就应该设计出物业管理方案,草拟和制定各项规章制度,筹备成立业主管理委员会,印制各类证件,安排好机构设置、人员聘用、上岗培训等工作,以便物业一旦移交,物业管理公司就能有序地工作。

第五,物业管理的前期介入,有利于物业管理发挥营造社区文化、引导消费的作用。

提高物业管理的品位,就要建立必要的文教娱乐设施,并通过一系列的工作和举办各类活动,引导住户文明生活工作,让社区充满欢乐祥和的气氛。因此,如果物业管理的主角作用发挥得好必会大大有利于房地产项目的顺利经营,如上海的万科城市花园就是以物业管理有特色而立足于上海楼市的。

第六,物业管理的前期介入,有利于促进销售。

在房屋销售中,许多开发商都亮出“业主至上,承诺是金”的信条,但由于房产销售工作人员对房地产知识缺乏和对物业管理的不了解,为片面追求销售业绩,对顾客作了许多空白承诺,试图以此来吸引顾客,以至造成了承诺的许多事项偏离了现实。

如果物业管理早期介入,那么,物业管理企业将会配合开发商在物业的建设与销售上制订可行性方案,并依据开发楼盘的总体规划,拿出既可行又有新意的方法,统一销售口径,真正体现“以人为本,居有所值”。

总的来说,物业管理公司的提前介入,对于发展商来讲可谓有百益而无一害,既可以丰富发展商的设计思路,节约建造成本,又可以提高市场竞争力,增加卖点。

三、物业管理前期介入的管理工作

物业管理前期介入的工作可以具体体现在参与物业的设计与施工。物业管理人员如果能从后期管理的角度,就物业的设计以及工程选料和安装方法提出合理性意见,就可以通过事前参与避免一些后期工作中难以解决的问题,确保物业交付时遗漏工程大大减少。我们可以将物业施工周期分为四个阶段,物业管理提前参与的工作在各个阶段可表现如下:

1.立项决策阶段

房地产开发企业在取得土地开发使用权后,要对市场进行调研并对项目做可行性研究。一些有远见的开发商还会聘请专业的物业管理人员对其项目进行评估分析,例如对同档次的楼盘中的定位、未来业主的构成及其消费力水平如何等,并探讨物业未来的服务档次标准。除此以外,还要了解物业周边的竞争对手的物业管理情况,估算管理成本、利润等。如果可以的话,物业管理专家可对项目日后的管理提出书面咨询报告,以便开发商在预算决策时能综合考虑各方面的意见,减少决策的盲目性和主观随意性,同时也有效节省了项目后期运作的成本。如,广电物业管理公司总经理方佑和提到,物业管理要在开发全过程中进行配合,能了解开发物业的设计理念、文化内涵、人文环境等,才能研究如何开展物业管理。

2.规划设计阶段

规划设计是物业能否形成完整、舒适、便利的功能区域的先天制约因素,但目前考虑得最多的是与房屋相关的一些配套设施,而往往忽略了使用人将来的需求趋势,以及日后给物业管理造成的矛盾和遗憾。所以,物业管理的早期介入,能使建成后的物业发挥最佳效用,以最好的方式满足业主和使用人的要求。物业管理可从用户的角度,诠释用户服务要求,分析楼宇设计,审查建筑物设计图纸,审核评估设计及施工程宇,建议一切必须改善及改良的工程,如是否考虑了足够的停车位或车棚、车库,是否考虑了商业配套用房和管理用房,楼盘电量设计是否足够,空调位置有否考虑,电梯数量够不够,还有建筑物内部的管线布局是否利于日后的维修养护等等。物业管理要坚持以人为本的现代设计理念,在规划布局、功能结构、厨卫安排、公共设施、环境绿化、采光通风、室(内)外交通等方面把人的需要、人的方便、人的舒适放在第一位,将现代科技成果在经济可行范围内,尽可能地融入能提高生活质量的住宅产品之中,以表现出完整的人情和人性。

3.施工安装阶段

在此阶段,物业管理应审查有关工程及设备的优劣,分析物业建造的材料及安装方法,提供机电安装及能源分配的有关专业管理意见。如维修检查通道的位置及供电量的设计,避免日后维修工作中的麻烦,降低遗漏工程,改善设备使用效果,减轻后期管理的压力,或因增加设备而影响其他的运作,以至于损害整个物业的外观和形象。[本文转自:lunwen.1kejian.com]

另外,物业管理的专家也应

提供功能布局或用料更改的有关专业管理意见。施工期内对楼宇布局或用料,由管理人员从物业管理的角度提供有关意见,会令有关修改更能达到理想效果,更能直接地把以往开发中“先天不足”所造成的后果反映出来,以防患于未然。最终可使日后管理期的操作成本减少及物业经济效益增长。

4.竣工验收阶段

在物业交付给业主使用前,物业管理公司有责任先行对物业进行质量验收。一般而言,管理人员应重点检查以下部位或设施的质量问题:

(1)门窗部位。门窗是否密缝、贴合,框架是否牢固、安全、平整,门锁有无质量问题等;[本文转自:lunwen.1kejian.com]

(2)供排水设施。水管、水表、水龙头是否完好,下水道是否有堵塞,地漏、马桶排水是否通畅,是否有注水现象;

(3)墙面、屋顶、地板。墙面、屋顶及地板是否平整,是否有剥落或起砂现象,是否渗水等;

(4)供电系统。电线、电灯、电表是否有质量缺陷,空调是否漏水,制冷效果是否正常。若确是因施工验收时的疏漏而存在的质量问题,物业公司应及时通知施工单位或房地产开发公司尽快整修。

而且,物业管理公司不仅要对物业进行质量验收,还要针对物业制定各类设施的使用、维修及保养的规章制度,以确保设施的正常使用以延长其经济寿命,减少及避免人为事故的发生。

值得注意的是:由于超前介入,设计人员、监理人员、开发企业以及物业管理人员都参与开发过程,在发生问题时容易产生扯皮推诿,从而产生监管部门多而监管力度差的现象,造成质量难以提高的局面。因此,开发企业在这几个阶段应协调好各类人员的关系,尤其是对物业管理人员。要把握好他们是“配角”的定位,明确其责任,规定其处理问题的程序,严格按照程序与职权行事,以避免“越权”和推卸责任现象的发生。