行政中心及会议大厦会议服务质量标准

行政中心及会议大厦会议服务质量标准

1．职责

1)部门经理全面监督会议、参观接待工作流程；

2)大堂经理(分管经理助理)负责协调、跟踪会务、参观接待前期准备工作；

3)客户服务中心

A．负责受理各类会议、参观信息并填写《行政中心会议服务通知单》交由会务都负责人安排落实并跟踪服务过程。

B．中心负责人需在每天下班前由客服中心负责人将后两天会议室预定信息以邮件或复印的形式上报机关事务局指定部门／人(目前为行政事务科杜婉华小姐处)。

C．根据会议组织方要求联系落实会议用水(用水需提前填写《会议采购通知单》交物业服务中心采购员进行相关用品采购)、用花、会标等代购事宜；

D．会后根据会议准备中产生的费用额，制作《行政中心会议费用清单》并附上发票交由会议组织方报销。

4)3.4技术保障部负责灯光、影音、空调设备调试工作；

5)3.5安全部负责会场周边警戒，控制噪音及闲杂人员出入并引导车辆进出及停放工作；

6)3.6会务部负责会场布置、会中服务及会后现场清理等工作。

7)3.7清洁绿化部负责会议、接待前各主要部位及参观路线范围的清洁。

2．会议／接待保密规定

1)甲方的会务／接待内容不得向外界透露任何信息。

2)会务／接待中产生录音、录像、文件资料，在会务／接待结束后第一时间交会议主办单位或机关事务管理局处理。

3)甲方有保密要求的会务／接待，按甲方要求执行。

3．会议场所分类

1）根据行政办事中心各类会议场所特点，现将各类会议场所分为A、B、C三类。

2)分类说明：

A)A类(40座以下小型接待室、座谈式会议室)：各会议主办单位需至少提前一个小时致电客户服务中心(TEL：22830444)提出会议要求，客户服务中心值班人员需明确会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息并记录于《行政中心会议服务通知单》，再交由会务部相关负责人进行会议准备。(此类会议信息需提前告知机关事务管理局)

B）B类(150座以下课堂式会议室)，各会议主办单位需至少提前半天致电客户服务中心(TEL：22830444)提出会议要求，客户服务中心值班人员需明确会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息并记录于《行政中心会议服务通知单》，再交由会务部相关负责人进行会议准备。(此类会议信息需提前告知机关事务管理局)

C)C类：戏院式会议厅(主楼240人会议厅、北楼500人会议厅)

△由会议主办单位向物业服务中心提出使用申请，明确使用时间；

△由物业服务中心将会议信息向机关事务局进行反馈汇总；

△由机关事务局根据会场档期安排进行确认并由物业服务中心回复会议主办方；

△进行会议准备及服务。

在明确该类会议服务要求后，客户服务中心或管理专员也需按要求填写《行政中心会议服务通知单》并通知相关部门进行准备。特别说明：物业服务中心可提供鲜花、会标、饮水等代购代订服务。

4．方法和过程控制

1)客户服务中心(或项目管理专员)

A．电话预定

当各办公单位通过电话进行会议预定时，客服中心值班人员(或专员)应要求会议组织方明确：

a)会议时间b)会议地点c)会议组织单位

d)联系人／电话e)会议主题

B．服务要求(含：会标、饮水、鲜花、录音、铭牌、签到台、麦克风、指引标识、

主席台摆位)等，根据以上要求填写《行政中心会议服务通知单》，如有代订、代购服务的，应请会议组织单位联系人签名确认后通知物业服务中心相关部门进行准备：同时需对会议服务各个环节进行跟进及时掌握服务动态。

代订、代购项目有：瓶装水、会标、鲜花、录音带、指示标识(喷绘)、复印等。

2)口头(书面)预定

当各办公单位直接与物业服务中心相关人员进行口头或书面预定时，接洽人员需及时做好相关记录或根据其书面要求补填写"行政中心会议服务通知单)并及时交客户服务中心进行通知落实。

5．工程技术部

接获会议通知后，应根据会议通知中设备方面的要求，提前对设备进行检查并调试灯光、音响、区域照明、录音及空调设备。

如属C类会议。按以下流程进行：

1)空调设备

技术人员在会议前两小时开启相关会议室空调风柜；会议前一小时开启空调设备，视具体情况提前开启其他必要区域的通道并视会场人数和温度加开主机和水泵。

2)会场照明设施

会议开始前一小时开启所有场地灯。

3)舞台灯光、音响设备

A．严格按照会议主办方要求进行调试，一般技术要求灯光开启不要太强或太弱。

B．严格按照会议主办方的要求稳固摆放麦克风，按照设备开机程序开启音响设备，并逐一调试每个麦克风音量，力求均衡无反馈声和嘈杂音。

C．根据会议主办方要求准备好录音带和录音设备，对会议内容全程进行录音，并做好标识。

4)所有准备工作完成后，需及时将情况反馈至客户服务中心，由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。

6．安全管理部

接获会议通知后，根据要求提前一小时开启相关区域门锁及责任范围内电源，包括：大堂、电梯厅等，安排人员在会议区域进行巡查，及时制止噪音及闲杂人员进出。

如属C类会议，按以下流程进行：

1)岗位设置

在原有岗位基础上根据会议通知要求至少提前半小时增设相关警卫岗位。

2)标识指引

协助客服负责人摆放人员指引标识和车位导向标识。

3)现场控制

根据会议主办方要求控制人员出入，并对现场消防安全情况进行全面监控。

4)所有准备工作完成后，需及时将情况反馈至客户服务中心，并由客户服务中心主办或

其它相关人员进行检查核实。

7．会议服务部

按获会议通知后，及时到客户服务中心领取《行政中心会议服务通知单》，并根据要求进行准备。

如属C类会议．按以下流程进行准备：

1)现场布置

按获会议

2)物资准备

根据会议人数，提前准备热水瓶、茶壶(两个)、茶叶、烟灰盅、纸巾、纸杯、托盘、毛巾(两条，大、小各一)等会务用品；并视会议、接待人数和主办方要求，摆放瓶装饮用水和水果等。

3)会务准备

在会议开始前，会务人员提前l小时到场准备茶水、摆好杯子，待宾主到场后即斟茶。

4)所有准备工作完成后，需及时将情况反馈至客户服务中心，并由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。

8．清洁绿化部

根据客服中心会场布置通知，协调清洁公司提前半天进行会场清洁，同时协调绿化公司按会议组织方要求进行会场绿化布置。