物业程序文件：质量记录控制程序

物业程序文件：质量记录控制程序

1.0 目的

使质量记录完整、准确、清晰，能够为质量体系有效运行及服务达到规定的要求提供证明,为质量的持续改进提供依据。

2.0 范围

适用于公司各类质量记录和表格的管理。

3.0 职责

3.1 质管部负责质量记录管理程序的执行。

3.2 各单位负责与各自有关的质量记录的建立和检查。

4.0 程序

4.1 质量记录包括能够直接或间接地证明质量体系要素运行的有效性，服务满足规范要求、法规要求和合同要求的全部证据，分类如下：

1） 质量体系实施方面的记录。如文件收发记录、合同评审记录、项目分包方档案、设备管理记录、纠正措施记录、检验、测量和试验设备的检定记录、纠正预防措施记录、客户投诉处理记录、员工培训记录等。

2） 服务质量验证方面的记录。 如内审记录、进货物资验证记录、管理评审记录、服务的标识和可追溯性记录等。

4.2 质量表格的分类编号

4.2.1 质量表格采用以下形式分类编号：

1） 程序文件质量记录表格编号：

4.2.2 单位代码与单位名称对应如下：

公司领导：

总经理-01

管理者代表-02

部门代码：

质量管理部-M、

工程管理部-G、

清洁绿化部-Q、

人力资源部-R、

客户服务部-Z、

安保部-B、

财务部-C 、

办公室-O、

管理处代码：

三五三二-SWE、

zz豪庭-SHT、

zz国际-SGJ

管理处各班组代码：

维修班-WXB、

护卫班-HWB、

清洁班-QJB、

财务室-CWB、

车库岗-CKB、

大堂岗-DTB、

巡逻岗-XLB、

监控中心JKB、

会所-HSB、

4.3 体系文件分发号的控制

4.3.1质量手册（AQ）、程序文件（COP）由质管部发放。

发放号：AQ-STJT/WY、COP-STJT/WY

如发放给zz豪庭管理处的《质量手册》的发放号是：AQ-SHT

4.3.2 各部门的作业指导书由该部门负责发放。

发放号：作业指导书编号-单位代码

如安保部《安全保卫管理手册》（WI/B）给盛世豪庭的发放号是：WI/B-SHT

4.3.3 某一项工作的作业指导书由相关部门负责发放。

发放号：WI/相关部门代码--相关文件简称--单位代码

如人事部培训计划发放给盛世豪庭，则相应文件发放号为：WI/R-PXJH-SHT。

4.3.4 管理处负责将文件发放给各班组、相关人员。

发放号：该文件编号-班组代码/人员工作牌代码

如zz豪庭庭将《建筑装饰管理手册》发放给维修班的发放号为：WI/G-WXB

4.3.5 单位的发放文件1年为一次记录周期，文件发放的记录为：

发放号：STJT/WY-00X（X为自然数）- 四位年份 文件名称

如质管部2008年的第5号文件《4月份月检情况通告》发文记录为：

M-005-2008 《4月份月检情况通告》

4.3.6第4.3.5条中文件范围包括除AQ、COP、WI系列及AQ系列以外的资料，AQ系列发放不需填写发放号，只需填写《发放记录》。

4.4 质量记录的填写

4.4.1 质量记录的填写力求真实、准确、完善和字迹工整，不得有造假和乱涂乱改现象。

4.5 质量记录的收集保管

4.5.1 质量记录的收集保管由各单位指定专人负责，并在收文2日内填写《记录表格清单》。

要求记录清晰完整，不允许有破坏残缺，签字手续应齐全。不符合上述要求的记录，相关人员不予接收。在质量记录有效期内，文件管理人员必须保证质量记录完整无缺。

4.6 质量记录的借阅

4.6.1根据工作需要，经单位主管批准，本公司人员可借阅存档的记录，应填写《借阅记录》。

借阅期一般以三天为限，文件保管人员负责办理借阅手续并监督相关人员按期归还，文件归还时，应确保完整无损。

4.7 《记录表格清单》的内容包括序号、编号、名称、状态、对应文件、责任部门、保存期限等。

4.8 失效质量记录的处理

4.8.1 超过保存期或失效的质量记录或表格，由各单位保管人员在接到新表格记录后负责销毁。

5.0 相关文件与记录

5.1 《记录表格清单》

5.2 《借阅记录》