物业管理公司质量记录的控制程序

1.0目的

运用质量记录以保证服务质量达到规定的要求，为确认质量体系的有效运行提供可追溯性依据。

2.0适用范围

适用于本公司与质量活动有关的质量记录的控制。

3.0职责

3.1各部门文件管理员负责按程序对本部门的质量记录进行控制。

3.2办公室负责对各部门质量记录的控制情况进行指导、检查。

4.0工作程序

4.1质量记录的分类

本公司所有与质量体系有关的质量记录分为质量体系实施方面的质量记录和质量体系验证方面的质量记录两大类。

4.1.1《管理评审报告》、《内部质量体系审核报告》、《合同评审记录》、《员工培训记录》、《不合格/纠正预防措施报告》等属质量体系实施方面的质量记录。

4.1.2《入库单》、《回访记录》等属服务质量验证方面的质量记录。

4.2质量记录表格的编码

见《文件编码规定》。

4.3质量记录的填写

质量记录应填写清晰、正确、内容完整、填写人、审核人、批准人应履行签字手续。

4.4质量记录的收集、归档

4.4.1质量记录的收集保管由各部门文件管理员负责，并依据《质量记录表格清单》相关的内容要求进行归档。

4.4.2各项质量记录要求清晰、完整、签字手续齐全，在保存的有效期内不得有破损和残缺。

4.5质量记录的保存

4.5.1各部门的质量记录由文件管理员负责保存，期限按《质量记录表格清单》的要求进行，贮存地应保持干燥通风，并采取适当的防护措施。

4.5.2质量记录还可以用磁盘方式贮存。

4.6质量记录的查阅

4.6.1如因工作需要，需查阅存档的质量记录时，应先填写《质量记录查阅审批表》，经主管领导批准，可以查阅存档的质量记录。

4.6.2在合同规定或用户要求情况下，经部门负责人批准后可以查阅记录。

4.6.3文件保管人员负责办理查阅手续。

4.7失效及过期质量记录处理

对过期的质量记录或需销毁的记录，应由保管部门及时进行销毁。

5.0相关文件

5.1《质量手册》

5.2《质量记录表格清单》

5.3《文件和资料控制程序》

5.4《质量记录查阅审批表》