三、各类文件更改要求：

各类文件张贴或下发后如须更改，必须由原文件签署人审批后，方可执行，并须即刻作废旧文件，同时在新文件上注明“以此文件为准”。

四、各类文件发放要求：

1、文件的发放应办理签收手续。

2、有关公司的重要政策、决议、经营合同(协议书)、人事行政制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。

3、文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，

禁止外来人员拍摄或抄录。

五、电脑及电子文档管理：

1、各部门应指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

2、电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件(行政管理制度汇编、质量体系文件、合同、协议书、重要会议纪要等)须加密，且以光盘或软盘备份，备份件应交各部门指定人员进行管理。

3、与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外，还必须存档签名文件。

六、剪报管理：

各部门指定人员负责剪报及管理，剪报选材范围主要来源于所有有关置信公司的信息、所有有关物业管理行业的信息；与物业管理相关专业知识；安全、保健小常识；经营管理知识、信息；最新出的各种法规、条例等。负责根据剪报选材范围分类做好简报编辑工作，编辑时需注明摘自XX报第X版XX年XX月XX日，并以年度为单位进行归档。

七、音像制品管理规定

l、音像制品管理范围：

照片、录音带、录像带、摄像带。

2、照相、摄像要求：

须由指定专人负责拍摄以公司名义组织的重大活动、培训、参观考察内容、重大工程遗留问题、突发事件及公司各部门承办的重大活动等。

3、照片归档要求：

凡公司组织的各类活动照片需统一交行政部存档，各部门自行拍摄的照片须指定专人存档。行政部须对收集到的各类照片分类进行挑选，选出具代表性的照片，在照片后面注明拍照日期、地点、活动主题，并将每张照片、底片对应编号入册。

4、音像制品归档要求：

凡公司组织的各类活动录音带、录像带、摄像带或其他培训用录音带、录像带及摄像带等，需统一交行政部存档，各部门组织的各类活动录音带、录像带及摄像带等需指定专人保管。行政部须对收集到的各类录音带、录像带、摄像带进行标识，并在一周内安排时间观看审核，挑选精彩片段进行转录保存，并须注明时间、地点、活动主题。从外购进的音像物品须及时编目归档，并知会相关人士。各部门外租影带应制定相应管理规定，对放映时间、责任人、音量及内容予以明确规定。

5、音像制品借阅要求：

音像制品的借阅应经行政部经理批准，并办理登记借阅手续。

6、音像制品报废须经行政部经理审批。本文来自物管学堂，转载请注明出处。