翰岭院管理处制度和档案管理

翰岭院管理处制度和档案管理

（一）管理规章制度

规章制度在日常物业管理实务运行中既是物业管理的保障，又是实施物业管理的准则，一个企业管理水平的高低就可以从它是否有健全的规章制度并严格执行上来评判。

我公司在长期物业管理实践中，制订了一系列的规章制度，形成了一套涵盖物业管理运行和行政各要素的制度体系，为全面开展翰岭院物业管理工作，实现我们的顾问管理目标，我公司顾问管理人员将组织嘉铭物业有关人员根据我公司制度体系，结合翰岭院的实际，制订翰岭院管理制度和管理体系。

其内容主要有以下诸方面（但不限以下内容）组成。

1、公众制度

(1)翰岭院业主管理委员会章程

(2)翰岭院业主公约

(3)翰岭院居民精神文明公约

(4)装修管理规定

(5)用水管理规定

(6)用电管理规定

(7)煤气使用管理规定

(8)出租房管理规定

(9)环境管理规定

(10)治安管理规定

(11)防火防风管理规定

(12)商铺管理规定

(13)业主（住户）停车管理规定

(14)摩托车、自行车管理规定

2、岗位职责

(1)管理处经理岗位职责

(2)财务会计岗位职责

(3)财务出纳岗位职责

(4)综合服务客服主管岗位职责

(5)综合服务环境主管岗位职责

(6)综合服务行政主管岗位职责

(7)工程主管岗位职责

(8)保安队长岗位职责巡逻岗

(9)治安管理员岗位职责

(10)车场管理员岗位职责

(11)监控室保安员岗位职责

(12)设备运行管理员岗位职责

(13)维修管理员岗位职责

(14)后勤管理员岗位职责

(15)档案管理员岗位职责

(16)行政人事管理员岗位职责

(17)保洁管理员岗位职责

(18)绿化管理员岗位职责

(19)客户服务管理员岗位职责

备注：各岗位人员可根据具体情况设置，可一人兼职数岗。

3、管理运作制度

(1)员工行为规范

(2)物业交付程序

(3)物业交用程序

(4)供电管理程序

(5)供水管理程序

(6)装修控制程序

(7)收费运作程序

(8)便民服务工作程序

(9)绿化管理程序

(10)道路管理程序

(11)清洁卫生管理程序

(12)治安管理程序

(13)停车管理程序

(14)值班管理程序

(15)消防管理程序

(16)公用设施改造及维护维修工作程序

(17)社区文化管理程序

(18)业主违例事件处理程序

(19)访问客户工作程序

(20)财务核算程序

(21)业主请求处理程序

(22)出租房屋控制程序

(23)商铺管理程序

4、公司考核管理制度及标准

(1)员工月度考核办法

(2)员工年终考核办法

(3)公司其它各项规章制度

（一）物业资料管理

科学的、规范化的档案管理能有效地为翰岭院及公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。翰岭院作为高层住宅项目，其档案资料是十分繁杂的，我们拟采取系统化、科学化、信息化的科学管理手段，明确指定档案管理人员，抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节，对所有档案资料进行严格、科学、集中的管理，达到提高物业管理水平、更好地服务业户的目的。

1.物业资料管理流程：

2.档案资料的分类检索

（1）开发建设单位移交档案资料

1) 产权资料

A.项目批准文件

B.用地批准文件

C.建筑执照

D.拆迁安置资料

2) 技术资料

A.翰岭院规划图

B.建筑施工图

C.竣工图

a. 总平面图

b. 单体建筑、结构、设备竣工图

c. 消防、附属工程及地下管网竣工图

D.地质勘测报告

E.工程合同

F.开、竣工报告

G.工程预决算

H.图纸会审记录

I.工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）

J.隐蔽工程验收签证

K.沉降观察记录

L.竣工验收证明书

M.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

N.新材料、构配件的鉴定合格证书

O.水电、卫生器具等设备的检验合格证书

P.砂浆、混凝土试块试压报告

Q.供水试压报告

3) 物业资料

A.翰岭院基本资料

B.翰岭院分项资料

C.商业配套资料

D.娱乐设施资料

（2）管理处自建档案资料

1) 业户资料

A. 业户基本情况

B. 产权证书复印件

C. 各项签约文件

2) 日常管理资料

A. 环境管理记录

a. 日常巡查记录

b. 垃圾清运记录

c. 消杀记录

d. 噪音检测记录

B. 保安管理记录

a. 日常巡查记录

b. 交接班记录

c. 值班记录

d. 物资搬

e. 紧急事件处理记录

f. 车辆进出记录

g. 夜间查岗记录

C.车辆档案

a. 车辆详细资料

b. 车位使用协议

D.装修管理资料档案

E. 维修服务档案

a. 维修委托单

b. 维修服务回访记录

F 收费管理档案

a. 管理费收支公布表

b. 管理处与外单位签订的各类合同

c. 其它

G.设备管理档案

a. 公用设施保养维修记录

b. 机电设备保养维修及运行记录

c. 设备分承包方维修保养记录

d. 设备设施巡视检查记录

e. 设备台帐

H. 业户意见调查、统计记录

I. 业户访问记录

J. 业户投诉及处理记录

K. 员工管理档案

a. 员工个人详细资料

b. 员工培训考核记录

c. 员工业绩考核记录

d. 员工内务管理检查记录

L.培训档案

a. 培训计划及实施记录

b. 培训考核及跟查记录

c. 军事训练及消防演习记录

M. 行政文件

a. 政府部门文件

b. 公司规章制度、通知、通报等文件

c. 公司荣誉资料

N. 其它

3、档案、资料使用流程：

4、档案资料收、发管理程序

（1）公司重要资料（如开发建设单位提供的资料）接收必须经过管理处主任或其指定负责人验收，完善交接手续后方能分卷归档。

（2）日常管理文件按照公司制定的文件管理程序进行发放及接收，并分卷归档。

5、翰岭院档案资料管理要求

（1）采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、光碟、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。

（2）尽可能把其它形式的档案资料转化为电子档案储存，便于查找和利用。

（3）电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期按相关管理流程清除过期失效文件。

（4）原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关内容，以保证查阅者及时找到有效的文件。

（5）档案的鉴定必须由管理处指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。

（6）档案按不同业务性质分块，以内容分类，统一编号，登记造册，编辑目录，分类保存。

（7）档案保管必须有专人负责，以达到文档管理要求，必须做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案出室必须由授权人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员应定期检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。

（8）档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质等，配置有效的灭火器材和防潮物品及设施，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合管理处文档管理要求。