物业公司档案管理规定（二）

物业公司档案管理规定（二）

一、档案分类

所属部门、项目部需进行档案分类，明确各类档案的保管人，并结合公司实际，将档案分为以下类别：

档案的分类

类别号档案的类别名称档案涉及部门/项目部备注

1L合同/协议公司、项目部、财务部

2L公司文件/通知公司、项目部

3L上级公司文件公司

4L政府主管部门文件公司、项目部

5L相关部门文件公司、项目部

6L政策法规文件公司、项目部

7L工程开发图纸、资料项目部

8L业户档案、资料项目部

9L日常工作资料公司、项目部、各部门日常工作中各部

门、各专业涉及的文档资料（含质量认证要求记录），按质量认证文件要求管理。

9L1客服日常工作资料客服专业

9L2工程日常工作资料工程专业

9L3保安日常工作资料保安专业

9L4保洁日常工作资料保洁专业

9L5绿化日常工作资料绿化专业

9L6财务日常工作资料项目部财务

二、档案编号

1、档案盒/文件夹统一编号：

（1）档案盒/文件夹编号构成：类别号-部门/项目部识别号-档案盒序号

（2）档案盒/文件夹编号说明：

类别号：1L-9L，9L1-9L6

部门/项目部识别号：GS-公司；GSC-公司财务；GSR-公司人力；GSZ-公司综合计划；GY-国英项目部；TY-桃园项目部；QSY-清上园项目部。

③档案盒/文件夹序号：各部门、项目部、各专业确定，以档案存放地点或保管人为单位对所管理的档案盒/文件夹排序。

如：1L-GY-03，代表国英项目部合同类档案，合同档案盒的排序为03；9L1-TY-05，代表桃园项目部工程日常工作类档案，该档案盒的排序为05；

2、档案盒/文件夹内文件编号：

在档案盒/文件夹编号下所列文件目录的序号即为此盒/夹内文件的编号。

三、建立档案盒/文件夹明细单

整理所有的档案盒/文件夹，按要求统一编号并填写《XX物业 部门/项目部档案盒/文件夹明细单》

四、建立档案盒内存档文件目录

整理每个档案盒/文件夹内所有文件，分别填入《XX物业 部门/项目部×××档案盒/文件夹文件存档目录》，其中的编号即为该档案盒/文件夹在附件2中的编号，其中的序号即为该文件在此档案盒/文件夹的编号，同时在该文件右上方用笔标注所排序号，使文件编号与文件存档目录相符。

四、各类档案保管的基本要求

1、按档案的存放和使用部门设专人保管，每类档案必须明确保管责任人。

2、档案的保管须做到标识清晰，分类明确，易查找。

3、档案的鉴定必须由公司指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。

4、档案的借出必须由部门经理、项目部经理确认并经过登记后方可借出。文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任。

5、重要档案资料入室时必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。

6、档案管理人员应定期检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。

7、保管档案的环境要求达到防火、防潮、防虫、防变质等，配置有效的灭火器材和防潮物品及设施，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文档管理要求。