一、目的

规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

二、适用范围

适用于物业部各类档案的管理。

三、职责

1、总经理审批档案的借阅申请及清单。

2、行政部经理监督档案管理的实施工作。

3、档案管理员负责档案的日常管理工作。

四、程序要点

1、档案的编号

(1)公司、物业部编号：

①物业部编号为：W·Y（英文缩写）。

(2)部门编号：

①办公室；

②财务部；

③事务处；

④工程处；

⑤护卫处；

(3)年份编号：引用年份序号—2000、2001、2002……。

(4)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字—001、002、003……。

(5)档案编号举例：

①物业部编号：

档案序号类别编号部门编号物业部编号

②物业部编号：

档案序号类别编号部门编号物业部编号

2、档案的分类

(1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：

①行政、人事类；

②财务类；

③公共事务类；

④保洁类；

⑤园林绿化类；

⑥机电维修类；

⑦经营类；

⑧品质类。

(2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构——问题分类法，如：

收文类发文类合同类

①办公室

员工人事档案类图纸类后勤类收文类发文类报表类

②财务部

帐册类凭证类合同类工程图纸类合同类收文类发文类业主档案类

③事务部员工档案类

维修类投诉类回访类有偿服务与多种经营类计划总结类