物业管理公司档案管理制度（七）

一、档案管理总则

1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、照片、影片、录象、印刷品等原始记载，是公司管理工作的基本依据和有效凭证。

2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作，是经营管理活动中的重要组成部分，各部门都要从公司整体利益出发，把档案管理工作纳入本部门日常工作程序之中，切实加强领导，部门负责人为本部门档案第一负责人。

3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则，采取有效措施，集中统一管理本部门的档案，以维护档案的完整、准确、系统、安全有效利用。

二、管理结构和职责

1、总办是公司档案管理的业务主管部门，根据工作需要，应组织筹建公司档案室，总办对其他部门进行业务指导。其主要职责：

①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查各部门贯彻执行情况；

②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、指导和交流，加强档案管理意识；

③组织培训各部门兼职档案管理员；

④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供利用；

2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点，设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理；各部门应按照规范设立档案管理岗位，并指定兼职档案管理员；兼职档案管理员负责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。业务上接受总办档案管理员指导。各部门的档案管理岗位是公司档案体系中最基层的业务结点，其基本职责：

①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范，制定本部门档案工作各项实施细则；

②负责收集本部门内的档案材料，并进行系统整理、编目、科学排列，做到查找方便，为各项工作提供服务；

③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。

三、公司档案归档范围和要求

1、公司档案的归档范围，按其性质划分：公司的各种证、照、卡、各种行政文件，各个项目相关的证件、手续、合同、图纸、竣工资料、验收资料、奖牌、荣誉证书等。

2、公司档案，由总办档案管理员收集公司在工作中形成的归档材料。部门档案，由部门兼职档案管理员分别收集本部门和本项目在工作中形成的归档材料，在项目结束或特定时期向总办移交；

3、会计档案由于其特殊性及重要性，会计凭证、报表、帐册等财务资料由财务部根据国家财政部的有关政策归档和保管；

4、归档的档案应齐全、完整、准确、系统；各种签证手续完备、字迹图样清晰；

5、本公司产生的和政府发文的各类归档材料都必须是原件；公司全体员工都应无条件按规定提交归档材料，任何人都不得将归档材料据为私有。

四、档案的管理

1、档案管理员对接受的档案应及时进行分类、编号并进行电脑录入；

2、档案保管必须有专用房间或柜子，房间或柜内保持适当的温、湿度，并应有防火、防虫、防盗等措施。

3、档案管理员应经常对档案进行保管状况检查。如发现问题除及时报告本部门领导外，应采取补救措施，以减少档案的损失；

4、档案管理部门应建立登记制度，对档案的接收、移交、借阅等方面进行登记；

5、各服务中心必须指定专人管理本服务中心的档案，并及时与总办档案管理员对接；

6、常用档案在使用中，档案管理员必须保持一份复印件存档，以便其他相关工作的查阅；

7、凡领用档案原件交相关部门留存者，必须复印一份由收文单位盖“与原件相符”章后返回总办存档。以保证项目资料的完整，并节省公司人力、物力，缩短办文时间；

8、部门撤消或变动，以及项目结束时，应将其档案收集齐全，妥善整理，严格按类别、目录顺序对号入座排列整装方可向公司档案室或其他接收单位办理交接手续；

9、档案分电子文档和实物存取文档两种；

10、档案的保管期限分永久、长期、短期、临时四种。

五、档案的利用

1、积极开展档案的利用，各部门因工作需要可查阅档案，充分发挥公司档案在项目开发和管理中的作用；

2、凡借阅档案的人员，必须爱护档案，不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注，必须保证档案的保密性，按时归还，如有损坏、涂改、丢失等，应及时追查责任。

六、档案的销毁

1、任何部门和个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。

2、按规定需要销毁的，凡属密级档案须经总经理批准，一般内部档案须经总办主任批准。

3、经批准销毁的档案，档案管理人员应认真填写销毁清单，并由专人监督销毁。

七、附则

1、本规范的执行监督人为总办档案管理员。

2、各部门应参照本规范制定部门内实施细则，报总办备案；

3、有关档案管理的其他规范，与本规范配合执行。

4、对档案管理工作每半年进行一次检查，发现因管理不善，造成资料丢失、损坏的按照公司奖惩制度执行，并且应采取一切补救措施。

八、项目图纸移交规定

1、针对地产公司开发的新项目，在正式出施工图时给物业公司发放的图纸（包括各专业相关图纸），作为公司的绝密文件，由专人负责保管。

2、工程竣工验收后，地产公司向物业公司提交整套工程资料，物业公司专人接收并签字确认。

3、服务中心成立后，项目资料移交服务中心，由服务中心具体按档案管理制度中相关规定进行管理。

九、档案管理流程图：

1、项目资料：

相关部门分类整理

列出清单

部门经理审查签字

项目结束后移交公司档案员

档案管理员归类、编目组卷

建立电子档案

2、公司证照卡及荣誉证书、奖杯等实物：

相关部门办理

证件、证书领取

及时存入公司档案室

档案管理员分类登记

建立电子档案

3、档案借阅

填借阅申请单

总办审批

登记借阅

按时归档：