一、职能部门文档资料管理：

1．职能部门文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类公文；公司内部重大活动、事件记录；物业管理相关条例、政策、法规；管理人员档案；重要资料及文档资料的电脑备份等。

2．文档资料收集及整理：行政部负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找，并保证政府公布之各类相关条例、法规的有效性。

(1)物业管理相关政策、法规：行政部负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改《重要资料一览表》泰和/ZY7.6.1-01文件。

(2)公司内部重大活动、事件记录：重大事件通常包括：国家、省、市领导来访接待；公司领导重要活动；招投标项目及委托管理、代理等业务的开展；重要管理活动的开展及重要管理举措；公司所获国际、国家、省、市级颁发的各项荣誉、奖励；公司内部发生的重大质量事故等。由行政部负责编辑公司内部重大事件，报行政部经理审批后，统一归入重大事件类文件夹；

(3)重要资料：由行政部负责收集，主要包括：公司营业执照、资质证书、荣誉证书等。

(4)公司及本部门重要文件，主要包括：

A、以公司或本部门名义发出的文件。

B、质量体系文件。

C、行政管理制度汇编。

D、公司会议纪要。

F、以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。

G、各部门呈报的工作计划(年度／半年度工作计划、筹建计划、经营活动计划)、总结(年度总结、活动总结等)、申请(采购申请除外)、报告及管理规章制度等。

(5)公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等。

(6)人员档案：行政部负责全公司人员档案登记和管理，档案内容包括甄选表或个人简历、体检表、相关岗位证书复印件等。

3、文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规及重要资料的查阅或复印，需在行政部办理登记手续；各类文件的查阅或复印需填写相关记录，并经行政部经理批准后，方可查阅或复印。

4、文档资料的报废：根据文档资料管理实际需要报废某些文档，需填写《文件销毁申请单》泰和/BG7.6.1-03，报行政部经理批准后销毁。

二、各部门文档资料管理：

1、各部门文件编制要求见本制度汇编《发文管理制度》成都泰和（行政制度）[2007]001：

2、各管理处应保管的资料：

(1)开发商提供的资料：

A．产权资料；

B．技术资料(含图纸)；

C．竣工资料；

D．交接手续及清单等。

(2)部门建立的资料：

A．物业资料；

B．业主资料；

C．出租屋资料；

D．车辆资料；

E．设备资料；

F．员工电子档案；

G．收费资料；

H．荣誉资料；

I．业委会资料等。

3、文档资料收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。

4、文档资料查阅或复印：各类文件资料的查阅或复印需进行登记，必要时报经部门负责人批准。

5、文档资料的报废：根据文档资料管理实际需要报废某些文档，需由责任人填写《文件销毁申请单》泰和/BG7.6.1-03，报经部门负责人批准后，由专人负责销毁。