客户服务程序：办理业主收楼的工作

客户服务程序：办理业主收楼的工作

客户服务部负责业主办理收楼手续，以保证业主顺利入住。办理业主收楼的工作程序主要包括：办理收楼手续、介绍日常服务、协助用户验收、处理用户资料等。

（一）确认业主办理收楼手续须带备如下资料：

1、发展商发出《收楼通知书》、《收楼证明》；

2、《广州市房地产买卖合同》原件；

3、本人身份证原件及复印件(如业主未成年请带户口本)；

4、办理入住需交的费用(见附表)；

5、如需委托他人代收楼，请被委托人携带身份证原件和复印件及收楼委托证明(收楼委托证明须经公证才有效)；

6、联名购房的业主，请一起前来办理收楼手续。.若其中一名业主不能前来, 则须出示收楼委托证明(收楼委托证明须以经公证才有效)；

7、未成年业主由法定监护人代办有关收楼手续；

8、 如外籍人士，港澳同胞请携带本人护照原件；如委托他人需有中国司法部门委托办理内地公证文书的香港律师楼开出的《委托书》或广州公证处开出的授权委托《公证书》；

9、公司业主的，需《营业执照》、《商业登记证》《法人代表证明》、《法人代表授权委托书》、《董事会记录（授权委托）》、公司印章；

10、凡业主\住户每人需两张免冠小一寸彩照交管理处，以便日后办理业主\住户证。

（二）发给业主相关资料

1、需业主签收的《临时管理公约》、《业主手册》、《装修指南》、 《使用说明书》、《质量保证书》；

2、需业主签订的《区域防火协议书》、《业主收楼确认书》、《入住承诺书》；

3、需要业主填写《业主联络资料登记表》、《业主/住户情况登记表》。

（三）向业主介绍相关文件

详细解释管理公司各项基本规章制度(包括：用户室内装修规定、大件物品放行规定、管理费收缴规定、业主证办理规定等)及各种表格(如《物品放行条》、《动用明火申表》等)的使用方法。

（四）业主须缴纳的费用

1、预缴三个月物业管理服务费；

2、水电周转金；

3、专项物业维修资金；

5、约定的其它费用。

（五）验收

（1）客户服务部工作人员与业主到单元验收，将结果记录于《收楼验收表》；

（2）业主确认水表、电表、气表读数，签收钥匙后，填写《收楼确认书》；

（3）如果单元须进行返修工程或其它需要，业主须填写《遗留工程申报表》、《钥匙托管承诺书》。

（五）新业主/住户资料的日常处理程序

客户服务部前台助理初审业主、住户交回的资料和文件，并将资料存档。具体文件处理方法如下：

发展商致业主的收楼通知书---原件存档

购房合同书----复印件存档

业主身份证复印件或代办人身份证复印件----原件存档

（六）操作流程图

办理业主收楼手续流程图（图1）

（七）相关记录

《业主联络资料登记表》 （表1）

《业主/住户情况登记表》 （表2）

《收楼确认书》 （表3）

《锁匙托管承诺书》（表4）

《区域防火协议书》（表5）

《入住承诺书》 （表6）

《遗留工程申报表》 （表7）

《车辆出入证登记表》 （表8）

《收楼验收表》 （表28）

（八）客户服务中心业主档案管理规程

客户服务中心业主/住户档案管理规程

1、业主/住户档案的管理工作由客户服务部物业助理（前台）负责。

2、客户服务部物业助理（前台）将当日的业主/住户资料、往来文件按房号归档。

3、小区业主/住户资料按单元一户一档建立，统一存放在业主/住户资料文件柜内。

4、业主/住户档案内存放现有用户资料，产权转让原业主资料另造册存档。

5、每个业主/住户档案的排列顺序为：按其发生时间排列，如下：

A、业主收楼通知书

B、业主/住户联络资料登记表

C、业主/住户身份档案资料（业主/住户身份证复印件）

D、业主/住户情况登记表

E、单元验收表

F、收楼确认书

G、锁匙托管承诺书

H、区域防火协议书

I、入住承诺书

J、质量反馈表

K、装修申请表、装修各类表、图

L、装修整改通知书

M、管理处发客户函

N、其他资料

6．客户服务部物业助理（前台）每月根据业主的联系途径、联系人等变更情况，及时更新档案内业主资料。