物业公司文件控制管理程序

1.0 目的
对丽江花园物业管理公司质量管理体系所要求的文件进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。

2.0 适用范围
适用于丽江花园物业管理公司与质量管理体系要求有关的文件的控制。

3.0 职责
3.1 丽江花园物业管理公司与管理体系有关的文件由行政部归口管理。
3.2 技术部负责与维护有关的和网络系统有关的技术性文件和资料的受控发放。
3.3 配套服务部负责与服务有关的文件受控发放。
3.4 各有关部门负责本部门文件管理。

4.0 定义

4.1 文件的分类
按文件的来源分为：
4.1.1 内部文件:丽江花园物业管理公司内部形成的管理文件，包括质量管理体系文件和对内、对外的管理公文。
质量管理体系文件还可分成：
a）质量手册，第一层次文件，代码为（A）；
b）程序文件，第二层次文件，代码为（B）；
c) 作业指导书、操作规程（规定），第三层次文件，代码为（C）；
d) 质量记录（为特殊类型文件），代码为（D）。

4.1.2 外来文件:
a) 国家、行业、企业的技术标准、规范、规程等；
b) 主管部门的公文；
c) 顾客提供的基础资料等；
d) 计算机应用软件。

4.1.3 成果文件：丽江花园物业管理公司内部形成的与维护和服务有关的技术性文件，包括质量计划、纲要、成果报告、图纸图片等。

4.2 按受控状态分为：
4.2.1 受控文件
即列入《受控文件清单》的文件，这些文件的批准、发布、更改、报废、回收等必须按本程序规定的要求进行控制。
4.2.2 非受控文件
未列入《受控文件清单》的文件。

5.0 工作程序

5.1 文件的编号与标识
5.1.1 质量管理体系文件按《文件编号规定》进行编号和标识。
5.1.2 管理性公文按《文件编号规定》进行编号和标识。
5.1.3 与维护和服务有关的文件按《文件编号规定》进行编号和标识。
5.1.4 外来文件沿用原文的编号，加盖“外来文件”章。

5.2 文件编写
5.2.1 质量管理体系文件由各使用部门编写，行政部汇总。
5.2.2 管理性公文由行政部组织编写。

5.3 文件的审批
5.3.1 质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
5.3.2 程序文件由行政部审核，管理者代表批准。
5.3.3 作业指导书文件由行政部组织相关部门审定，由管理者代表批准。
5.3.4 与维护和服务有关的成果性文件由技术部和配套服务部经理审批。
5.3.5 管理性公文由相关部门起草，主管领导审核，总经理批准。

5.4 文件的发布与发放
5.4.1 文件一经批准，即可进行发布和发放。发布可以采用会议（即发布会）和非会议两种形式。
5.4.2 质量管理体系文件、标准、规范、规程由行政部按《文件发放计划审批表》发放。
5.4.3 技术类文件由技术部按《文件发放计划审批表》发放。
5.4.4 服务类文件由配套服务部按《文件发放计划审批表》发放。
5.4.5 文件的发放应确定文件发放范围，确保与质量管理体系运行有关的场所，在使用处可获得适用文件的有关版本。
5.4.6 各发放文件部门作好《文件发放、回收登记表》的记录工作。
5.4.7 各单位相关部门的文件管理人员在收到和领取文件后，应及时分发到位。文件收取人在《文件发放、回收登记表》上签收。
5.4.8 丽江花园物业管理公司所有对外发布的文件均由行政部审定发放，重要文件需总经理批准后发放。

5.5 文件的更改
5.5.1 质量管理体系文件需要更改时，应由提出文件修改部门填写《文件更改申请表》，说明更改原因，对重要的更改应附充分理由和证据。
5.5.2 《文件更改申请表》的审批按文件审批条款进行，经批准后，由行政部填写《文件更改通知单》。
5.5.3 更改采用换页法或划改法。划改就是在原文件需修改处修改。更改后的文件应在文件修改记录上予以记录。
5.5.4 文件更改的具体程序是：
行政部将《文件更改通知单》，按原文件发放范围发至各单位相关人员，并按通知单及时更改本单位使用文件，在通知单上做好记录。

5.6 文件的换版与作废
5.6.1 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时,应进行换版。换版由行政部组织。
5.6.2 作废的文件由行政部文件管理员负责收回，并在《文件发放、回收登记表》上做好记录，在作废文件上加盖“作废”印章，待统一销毁。
5.6.3 由行政部填写《文件销毁申请表》，批准后统一销毁。销毁由行政部执行，需两人在场见证。需留用的作废文件，填写《文件留用申请表》，经行政部批准后，加盖“保留资料”印章方可留用。留用的文件应单独存放，以免混用。

5.8 外来文件的发放
丽江花园物业管理公司所有外来文件均由行政部负责收集汇总，并记录于《外来文件登记表》中，其包括：国家、地方、行业技术性标准、规范、规程等文件，经过鉴定和确认其有效版本后，列入《受控文件清单》，经总经理批准后，按文件的发布与发放的路径发放。

6.0 相关文件
6.1 《文件编号规定》 RGPM–4.2.3–C-01-01
6.2 《文件签批、发放、回收操作规程》 RGPM-4.2.3–C-01-02
6.3 《文件归档、保密管理规定》 RGPM-4.2.3–C-01-03

7.0 质量记录
7.1 《文件发放计划审批表》 RGPM–4.2.3–D-01-01
7.2 《文件发放、回收登记表》 RGPM–4.2.3–D-01-02
7.3 《文件更改申请表》 RGPM–4.2.3–D-01-03
7.4 《文件销毁申请表》 RGPM–4.2.3–D-01-04
7.5 《文件留用申请表》 RGPM–4.2.3–D-01-05
7.6 《文件借阅登记表》 RGPM–4.2.3–D-01-06
7.7 《受控文件清单》 RGPM–4.2.3–D-01-07
7.8 《外来文件登记表》 RGPM–4.2.3–D-01-08
7.9 《文件归档登记表》 （合同类） RGPM–4.2.3–D-01-09