湖景物业会议管理制度

湖景物业会议管理制度

1、目的

为了提高会议效率和会议质量，规范会议管理，制定本制度。

2、适用范围

适用于公司的各类会议的管理

3、职责

行政人事部负责公司各类会议的计划管理、会议的筹备、组织、会务、会议记录、总结等统筹管理。

4、会议要素

4.1会议地点：公司各种会议原则上安排在公司会议室召开，特殊情况另定。

4.2会议主持人：主持人负责提出会议议题，控制会议进行的全过程，如主持人因特殊原因不能主持会议的，可委托指派专人主持。

4.3会议召集人：召集人根据会议议题，确定会议议程、与会者，负责会议资料准备及会议通知（各种会议通知须在会议召开前二天发出）、会议签到表及与会议有关的一切会务工作。

4.4会议议题：指会议需解决的中心问题，由主持人负责提出、确定。

4.5会议议程：根据会议议题、会议时间而明确列出会议议程（即会议进展所涉及的发言内容、发言人、发言时间），会议应严格按议程而进行。

4.6会议记录：会议记录人可以是召集人或主持人指定专人，除需记录会议外，可根据需要做好录音、摄影、摄像等工作。会议纪要必须如实列清会议要素及会议内容，会议纪要限会议结束后一天内完成并呈报主持人审批，主持人审批会议纪要限二天内完成，后交行政人事部发文（经主持人和参会人员签字认可后方可发文）传递，或根据安排作好宣传报道。

4.7会议经费：会议误餐费、租场费等相关费用按《项目费用定额表》执行。

5、会议类别

会议分定期召开的会议和不定期召开的会议两大类。定期召开的会议具体见《公司定期召开的例会情况表》

6、会议纪律

6.1公司各类会议务必做到切合实际需要,做到会前有准备,会议目的、议题明确，会上有效率，会后有决议，执行会议决定事项有结果。

6.2各部门召开的会议若与公司相关会议发生冲突，执行"小会服从大会，局部服从整体"的原则。

6.3会议决议实行少数服从多数、局部服从整体、下级服从上级的原则，会议未决议的事项和不同的意见，不得在会外宣扬。

6.4涉及保密内容的会议，应严格采取保密措施，包括会场的选择、与会人员的限定、文件资料的保管、会议纪要、会议信息传递方式等必须进保密。

6.5各部门召开会议需用公司会议室的，需提前一天向行政人事部口头或书面申请，以便统筹安排会议室。

6.6与会者不得无故缺席、退席、中途离席，如确有特殊原因不能与会，须向会议召集人或主持人书面或电话请假（请假须在会议召开前一天向主持人或召集人申请），由主持人或召集人决定是否准假，经主持人或召集人允许，也可委托代理人参加会议；

6.7与会者不准在会上谈论与议题无关的事项；

6.8与会者发言应言之有据、简洁明了，不可道听途说、不搞长篇大论；

6.9严禁无理取闹，严禁人身攻击；

6.10会议期间，所有通讯工具应调到无声状态，需征得主持人同意方可接听电话或复机，且须简短；

7、会议的计划和筹备管理

7.1为避免会议的过多或重复,公司经常性的会议一律实行例会管理,原则上按照例行规定的时间、地点、内容组织召开，纳入例会管理的包括总经理办公会、管理层月度工作例会、费用分析例会、年中工作总结会议、年终工作总结会议等。

7.2临时性的会议若涉及多部门或全局，应于会前三天经部门报总经理助理、副总经理、总经理同意，由行政人事部统一安排，方可召开。

7.3所有会议的主持人、召集人、承办单位和与会人员，必须提前做好各类会议的准备工作，包括拟定议程、提案、发言提纲、计划草案等会议材料（会议主办部门应在会议召开前二天发放会议资料给与会者；与会者应根据会议

议题准备工作总结、工作计划或其他相关资料按时参会），落实会议时间、地点、布置会场，安排茶水、食宿，准备纪念品、奖品，通知参加人员和服务人员，安排会议记录、摄录，落实保密、保安措施等。

7.4会议如需邀请列席人员或新闻记者等出席，必须经总经理批准。

7.5会上散发给公司以外人士的资料，必须经总经理批准。

7.6邀请公司以外人士出席的公司会议，务必保证公开内容是可控的和无负面影响的。

8、会议后的处理

8.1各类会议都应做好会议记录。重要的会议和涉及多部门或全局性的会议，可根据主持人意见就会议主要精神和成果形成纪要文件，经

8.2有效落实会议决定事项，贯彻实施会议精神。会议决议的有关事项的督办，一般由主办单位或部门负责督办。公司全局性会议决议的督办一般由行政人事部负责。

相关文件：

1、《公司定期召开的例会情况表》