荔园物业档案资料的建立与管理

荔园物业档案资料的建立与管理

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对碧桂园·荔园的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录，计算机系统对原始文件资料进行管理，完善档案管理工作，从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案，配备专职档案管理人员，建章立制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

一、碧桂园·荔园档案的建立

（一）主要思路

1.碧桂园·荔园档案资料分类：依据小区的具体情况，管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中，注重对资料的整理，找到过往管理中存在的缺陷和不足，并进行重新的分类和补充，使其符合对园区细致管理的需求。

2.档案建立抓住初次接管这一契机，从一开始就注重整理住户全面的原始资料，最大限度的明确物业状况和业主的自然状况，作为分户管理的档案基础，以方便接管后日常管理。

3.档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括：纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式；电脑资料包括：

电脑软、硬盘储存系统；做到各种档案资料并重，互相补充，形成小区管理的无盲点网络。

4.区内各项管理工作必须建立档案资料，依照"采取的管理方式"中制定的规范程序，逐一建档，形成标准化、制度化的档案管理体系。

二、碧桂园·荔园档案的管理

物业管理档案的种类繁多，我们拟采用建立档案、资料的分类检索的方式进行管理。

1.发展商提供的资料

1）产权资料

项目批准文件；用地批准文件；建筑执照；拆迁安置资料

2）技术资料

规划图；竣工图（a.总平面图b.单体建筑、结构、设备竣工图c.消防、附属工程及地下管网竣工图d.地质勘测报告e.工程合同开f.竣工报告g.工程预决算h.图纸会审记录i.工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）j.隐蔽工程验收签证k.沉降观察记录l.竣工验收证明书m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书n/新材料、构配件的鉴定合格证书o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书p.砂浆、混凝土试块试压报告q.供水的试压报告r.绿化工程竣工图纸及相关资料s.其他技术资料）

2.管理处建立的资料

1）物业资料

住宅区基本资料；住宅区分区资料；商业网点资料；娱乐设施资料

2）住户资料

住户入住资料；入住通知书；入住协议书；家庭人员档案；住户情况登记表

3）管理资料

①保洁管理记录：日常巡查记录；绿化消杀记录

②保安管理记录：日常巡查记录；交接班记录；值班记录；物资搬运放行记录；紧急事件处理记录；车辆管理记录；夜间查岗记录

③出租屋档案：承租人员资料

④车辆管理档案：车位使用协议

⑤装修管理档案：装修申请表（附图纸）；装修工程队安全责任书；临时施工人员登记表；施工单位营业执照

⑥工程返修档案：住户情况登记表