物业管理公司档案管理标准作业规程

1目的

规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

2适用范围

适用于物业管理公司各类档案的管理。

3职责

3.1物业总经理审批档案的借阅申请及清单。

3.2综合部主管监督档案管理的实施工作。

3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。

4程序要点

4.1档案的编号

4.1.1公司、管理处编号:

a)物业管理有限公司编号为:※ ※ ※(公司英文缩写);

b)物业管理处编号为:※ ※ ※(管理处英文缩写)。

4.1.2部门编号:

a)综合部编号为: Z·H;

b)财务部编号为: C·W;

c)管理部编号为: G·W

d)项目部编号为: X·M

e)工程部编号为: G·C;

4.1.3年份编号:引用年份序号-2002、2003、2004……。

4.1.4档案顺序号:采用阿拉伯数字取3位有效数字-001、002、003、...。

4.1.5档案编号举例:

a)物业管理有限公司编号:

※※※-※※-※※※-※※※

档案序号

类别编号

部门编号

物业管理公司编号

b)管理处编号:

※※※一※※※一※※一※※※一※※※

档案序号

类别编号

部门编号

管理处编号

物业管理有限公司编号

4.2档案的分类

4.2.1区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类:

a)行政、人事类;

b)财务类;

c)物业管理类;

d)保洁类;

e)工程维修类;

f)保安类

4.2.2全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。根据物业管理的特性,我们采用组织机构--问题分类法,如:

收文类

发文类

合同类

a) 综合部 员工人事档案

图纸类

后勤类

收文类

报表类

b)财务部 帐册类

凭证类

合同类

工程图纸类

合同类

收文类

发文类

业主档案类

c)管理部 员工档案类

维修类

投诉类

回访类

有偿服务与多种经营类

计划总结类

……

4.3立卷与编制目录

4.3.1立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:

a)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸;

b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

--物业管理有限公司综合部收文:※※※-X·Z-收文;

--物业管理有限公司财务部报表:※※※-C·W-报表;

--管理部业主档案:※※※一※※※-G·W--业主档案。

c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3CM位置处,并排列在档案柜中;

d)将需归档的资料按其所属类别及人档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。

4.3.2编制目录:

a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页〈档案目录〉;

b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在〈档案目录〉(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。

4.4档案的保管期限

4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程,对档案的保存价值进行鉴定及标注。

4.5档案的保管

4.5.1档案保管的工作任务是:

a)便于查阅;

b)保证档案的安全;

c)防止档案的损坏;

d)采取修复技术,延长档案寿命。

4.5.2档案保管的责任部门:

a)财务部保管财务档案;

b)综合部保管公司对内、对外文件、合同、保管分供方评审、员工人事档案、图纸、后勤资料、员工绩效考评档案及公司其他部门所需保管的资料;

c)管理部保管物业租赁和多种经营资料:

d)管理处综合科保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及管理处各职能部门需要保管的其他档案;

e)各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。

4.5.3档案的保管程序:

a)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,

b)档案管理员将该资料登记在〈档案目录〉中,归入相应案卷并统一编号;

c)档案管理员定期将〈档案目录〉输入电脑,以便查询;

d)档案原则上保管原件。

4.6档案的密级

4.6.1档案的密收分为三级:绝密、机密、普通:

a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

b)机密档案包括:ISO9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;

e)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.7档案的查阅权限

4.7.1物业总经理可查阅公司所有档案。

4.7.2物业副总经理(经理助理)可查阅分管工作的档案。

4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。

4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。

4.8档案的查阅/借阅/复制

4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在〈文件查阅/借阅/复制登记表〉中登记。

4.8.2档案管理员审核其查(借)阅资格:

a)权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;

b)权限外的,档案管理员开具〈档案查阅/借阅/复制审批单〉给查阅人办理审批手续:

属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属管理处的档案,由管理处负责人审批;属公司的档案,由物业总经理审批;财务类的档案也应由物业总经理审批。

4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

4.10须复制档案的,绝密档案报物业总经理审批;机密档案由综合部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。

4.11档案的销毁

4.11.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单,报综合部主管审核。

4.11.2综合部主管审核无误后报物业总经理审批。

4.11.3物业总经理审批同意后由综合部指定3名监销人员(档案管理员、人事文员、管理部文员)将超过保存期限的档案销毁。

4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

序号文件编号文件标题页数发文

单位发文

日期接收

日期归档编号备注

档案目录

文件查阅/借阅/复制登记表

序

号姓 名查阅文件标题档案编号查阅时间归还时间借阅时间备注

档案查阅/借阅审批表

部门姓名职务

借档文件名

借档理由

是否复制□是 □否

借还时间年 月 日至 年 月 日审批人签名

档案销毁清单

序号文件编号文件标题页

数所属部门归档日期保管日期销毁

日期备注

审批人： 审批人： 制表： 监销人：