物业公司对外接待管理规定

发布于 2012-11-02 22:58:23

为树立良好企业形象,特制定对外接待管理规定:

一、接待程序:

1、职能部门:

1)各部门原则上接待外来客人参观需由行政部统一安排,本公司部门负责人以上人员陪同除外。

2)凡是直接与公司各职能部门联系并需要在公司接待的客人,各部门应提前将来访者的单位、职务、姓名、来访目的人数及接待规格情况报行政部,以便工作安排。

3)公司接待外来参观人员,由行政部视客人级别不同,安排相应职级人员接待,行政部还应收集相关资料及记录,以备公司宣传之用。

2、各管理处:

1)非重要客人到访且人数在7人以下,由管理处接待,普通业务往来单位安排在客户服务中心接待,以免影响正常办公秩序。管理处会议室的预约使用由各部门客户服务人员协调,如发生时间上的冲突,以级别优先,时间优先为安排原则。

2)所有需参观的来访人员必须提前一天与行政部联系(除特殊情况的临时参观),并说明来访者单位、目的、人数、时间,行政部视情况决定是否安排参观学习。

3)各管理处在没接到行政部通知前,对来参观、学习人员应婉言回拒,并告之接待程序。

4)行政部根据来访人员级别、规格、目的、人数、时间、作出相应安排,并将安排事宜和注意事项提前通知相应管理处主任。

5)各管理处必须对参观来访人员情况予以记录,包括来访人员(或领队)姓名、工作单位、职位、来访人数、来访目的及来访时间等,同时准备签名簿一本,以供重要来访客人签名或题词之用。

6)政府部门地市级以上领导、社会知名人士应由公司总经理陪同参观,管理处另须准备纸墨,尽可能地请领导题词签名,同时安排人员进行现场拍照。

7)政府部门区局级或主管部门领导、同行业其他公司总经理应视情况由公司总经理或副总经理陪同参观,管理处应请领导在签名簿上签名,同时安排人员进行必要的拍照。

8)政府部门科级以上领导、其他相关业务公司副总级以上人员及行业专家由管理处主任或行政部经理陪同参观,并请领导在签名簿上签名。

9)政府部门办事员、其他公司的部门经理和一般客商由管理处主任或主管级人员陪同参观。

10)管理处有关接待的质量记录,由各部门自行妥善保管,并须在年度总结中予以反映;由行政部根据接待的重要程度,安排收集相关资料及记录,以备公司宣传之用。

二、各部门接待要求:

1、各部门人员在服务、工作、打电话和与同事交谈时,如有客人走近应立即示意,以表示己注意他(她)的来临,不得无所表示,等客人先开口。

2、对未预约的政府办事员、其他业务公司部门经理、客商等,则须出具介绍信或名片并说明来访目的及联系部门,方可视来访人员级别通知相应人员接待。如以上人员无联系部门,则由客户服务人员接待。

3、如政府部门科级以上领导和其他业务公司副总经理以上人员前来参观或联系业务,而又未预约的,在对方出具名片后可通知管理处主任予以接待。

4、对自行前来推销或联系业务的普通人员,接待人员在对方出具名片后应以婉转语气予以拒绝。

5、确定来访者是否与领导、有关职能部门及工作人员预约,并能准确回答预约方姓名、职务、业务性质等相关资料,此时应与被预约方及时通过相关媒体进行核实,视被预约方情况按要求进行。

6、被预约方暂无时间,要求来访者等待,即可让其在指定地点休息并奉茶。

7、被预约方拒绝会面,应以婉转语气转告对方能否改期,并予以礼节性告别。

8、被预约方即刻要求会面,应引来访者至洽谈处直至双方面谈,并及时奉茶。

9、接待人员在接待过程中,应做到不卑不亢、谦虚礼貌、保守机密。

10、洽谈处、会议室在使用过程中,每半小时添加茶水一次,客人离开后要立即清理。

11、接待人员参照接待标准对不同级别的来访者进行接待。

12、本制度适用于公司各部门,由各部门负责人负责贯彻实施,行政部负责监督。本文来自物管学堂,转载请注明出处。

0 条评论

发布
问题