1.0 目的

在合同签订前或招投标时,对合同、标书进行评审,确保相关要求的确定,评估公司是否具备满足其要求的能力。

2.0 范围

本程序适用于物业集团及所属各物业公司(管理处)对物业服务项目合同评审及招投标业务标书的评审过程的控制。

3.0 职责

3.1 物业集团总经理负责所有以物业集团名义合同的签署及重要合同的评审。

3.2 业务总部负责对以物业集团名义签署的合同和各物业公司(管理处)关于经营项目签署的合同进行评审、监管及归档(::员工劳动合同除外)。

3.3 行政管理总部负责员工劳动合同的审核、监管及归档。

3.4 各物业公司(管理处)负责人负责以本单位名义合同的签署及重要合同的评审。

3.5 相关部门负责人负责合同的履约执行。

4.0 工作内容

4.1合同管理的范围

对外提供服务的合同和对外委托服务的合同。

4.1.1 对外提供服务的合同:

4.1.1.1开发/建设单位或业主委员会委托进行物业管理的合同;

4.1.1.2投标书;

4.1.1.3对外租赁合同;

4.1.1.4公司承诺提供的常规服务和管理;

4.1.1.5业户委托物业公司(管理处)进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的合同。

4.1.1.6物业公司(管理处)车库、车棚、车位使用或泊车合同;

4.1.1.7其他对外提供服务的合同。

4.1.2 对外委托服务的合同:

4.1.2.1采购合同;

4.1.2.2招标合同;

4.1.2.3劳动合同;

4.1.2.4公司委托业户进行采购、安装、修缮、安装、贮存、检修、保养、清洁、搬运等合同。

4.1.2.5其他须进行对外委托服务的合同。

4.2 合同的形式:

4.2.1 书面的和非书面的;

4.2.2协议或其他法规性文件的规定和要求;

4.2.3规范合同和格式合同;

4.2.4口头承诺;

4.2.5招、投标书。

4.3 合同的制定

4.3.1 一般情况下由合同的执行部门负责制定,其内容包括以下条款:

4.3.1.1标的;

4.3.1.2数量和质量(或工作内容);

4.3.1.3价款或酬金;

4.3.1.4履约期限、地点方式及其他履约条件;

4.3.1.5合同终止条件;

4.3.1.6违约责任;

4.3.1.7专用合同约定的其他必要条款。

4.3.2 各种合同若有合同范本,可依范本填写或修改各项条款。

4.4合同的评审

4.4.1 评审权限

4.4.1.1标的在5万元以下的合同,由各物业公司(管理处)负责人组织合同执行部门进行评审;

4.4.1.2标的在5万-10万元的合同::,由物业集团总经理组织有关人员进行评审;

4.4.1.3标的在10万元以上的合同,需要物业集团总裁进行评审。

4.4.2 评审内容

4.4.2.1 对外提供服务合同评审内容:

a.公司的履约能力;

b.顾客提供的价格;

c.合同的风险;

d.合同的条款是否明确;

&

f.合同的社会效益;

g.其他需要评审的内容。

4.4.2.2 对外委托服务合同的评审内容:

a.分供方的履约能力;

b.分供方提供的价格;

c.分供方的信誉;

d.分供方提供服务的售后服务;

e.合同的条款是否明确;

f.合同是否违法;

g.合同的风险;

h.合同履约监控能力;

i.其他需要评审的内容。

4.5 合同的签署与生效

4.5.1合同评审合格,由物业集团总经理签署(非书面合同除外)。

4.5.2经物业集团总经理签署的合同按《印章管理规定》办理盖章审批手续。

4.5.3所有书面合同均须加盖公司印章,合同页数在一页以上的必须加盖骑缝章。

4.5.4经签署并加盖公司印章的合同正式生效,须公证的合同,经公证后生效。

4.5.5公司承诺提供常规服务和管理的合同签署与盖章形式不受以上条款的限制。

4.5.6生效的合同原则上公司应保留四份原件,一份用作合同履行,一份交物业集团业务总部存档,一份交财务,一份上报集团公司合同管理部。

4.6 合同的编号与归档

4.6.1书面合同统一进行编号;

4.6.2一般情况下书面合同由物业集团业务总部统一归档(经总经理审批同意,由其他部门保管的除外)。

4.6.3物业集团业务总部归档合同原件,合同履行完毕或需分阶段付款的,报财务部存档一份,部门需按合同条款监督。

4.6.4顾客履约的,需按《档案管理规定》办理复印审批程序后,由部门负责人保管一份复印件。合同执行完毕后,须将合同返还业务总部归档。

4.6.5合同条款涉及保密事项的,有关部门均承担保密责任。

4.7 合同的履约

4.7.1对外提供服务的合同,由提供合同服务的部门负责履约,重要的合同由总经理或业务总部经理监督履约。

对外委托服务的合同::,由合同执行部门监督分供方履约,重要的合同由总经理或业务总部监督履约。

4.7.1合同执行部门须将合同履约阶段性情况向总经理汇报,重要合同须以书面形式汇报。

4.7.2业务总部监控所有书面合同(员工劳动合同除外)的履约进度,对违反合同进度的及时向总经理汇报。

4.7.3合同履约完毕,对重要合同的执行效果再次进行评审。

4.8 合同的变更与废止

合同双方不能履约或不能完全履约或合同中须变更废止情况出现需进行合同条款变更或废止时,由合同执行部门向业务总部提出合同变更申请,业务总部按合同评审程序跟进评审变更条款或废止合同,重要合同由总经理直接组织变更条款或废止合同。

4.9 合同的续约

合同期满且需办理续约的,由合同执行部门按合同要求提前通知业务总部,由业务总部经理按合同评审程序跟进评审,重要合同由总经理直接组织合同评审。

4.10 合同的统计

每年12月31日前,由业务总部对书面合同进行清查统计,写出专题报告。专题报告内容包括:合同清单、履约完成情况,存在或需跟进的问题等报总经理审批。

5.0 相关文件

5.1《印章管理规定》(WI-7.2-02-01)

5.2《档案管理规定》(WI-7.2-02-02)

6.0 记录表格

6.1《合同评审记录》(QR-7.2-02-03)

6.2《物业管理服务合同》(无固定格式)(QR-7.2-02-04)