1.档案钥匙管理规定

1)物业内所有房间(包括机房设备间及各行政办公室)的原配钥匙由工程部在物业交付後统一移交给保安部存档管理。

2)钥匙库的钥匙应设两把(即双锁同时升啓)分别由保安部经理和物业经理掌管。

3)存入钥匙库的钥匙应逐一登记造册,建立钥匙簿。

4)钥匙库应定期进行核对检查(原则上每月一次),防止出现遗漏和失误,检查工作由行政部门负责进行。

5)档案钥匙在原则上长期封存保管,任何人不得以任何理由借用,特殊情况(如发生紧急情况和需配钥匙)须经物业总经理批准後方可借用::。

6)使用档案钥匙必严格履行登记制度(包括日期、取出时间、使用部门、使用人、原因、批准人、执行人、放回时间、证明人等)。

2.物业钥匙坯子的管理规定

1)管理制度:

物业全部钥匙坯子由工程部采买後交保安部进行管理。

保安部将实施专人管理并单独存放。

存放钥匙坯子的柜子必须加专用锁具,钥匙由保安部经理和文秘同时分别掌管,无紧急情况其他人员无权使用。

钥匙坯子的使用,要严格执行使用程式并详细填写申请表格。

物业总经理有权定期检查钥匙坯子的使用及管理情况。

保安部应每月向总经理办公室汇报当月钥匙坯子的发放情况。

2)使用程式

爲了加强的钥匙管理,防止钥匙失控,特制定本使用程式。

各类钥匙的补配都必须填写申请表。

配制钥匙都必须说明原因,一般原因有三种:

A.如果是增加钥匙,要由部门经理(业/租户由物业部)负责给保安部一个备忘录,说明原因、数量。

B.如果因钥匙丢失,要由当事人写出情况报告,并由部门做出对当事人的处理,一并送保安部(丢失钥匙应将锁具全部更换,其费用由当事人或公司)。

C.如果是钥匙损坏,要写出损坏报告,连同损坏的钥匙一切送保安部。

保安部在上述材料齐备後,呈交工程部进行制造。

补配钥匙的费用由财务部统一审核,收取并入帐管理。

3.应急钥匙使用程式和规定

1)程式

凡需使用应急钥匙的部门和人员必须按如下程式办理申请手续:

白天:需使用应急钥匙的人员须向保安部提出书面申请,由使用钥匙的部门经理签字,获物业总经理批准并到保安部填表後,方可使用。

夜间:使用应急钥匙的人员须向物业值班最高负责人提出申请并签字後到保安部填表,由保安部领班实施。

紧急情况可通过口头申请先领取钥匙,事後应按规定补齐上述手续。

2)规定:

使用应急钥匙必须严格履行登记制度(包括:日期、取出时间、使用部门、使用人、原因、批准人、执行人、放回时间、开啓部位等)。

保安经理和文秘要对钥匙库进行经常性的清点、检查并做记录。

所有钥匙一律严禁复制和私自转借他人。

任何人员不得以工作之便因私使用钥匙。

钥匙管理人、使用人发现钥匙损坏後,要将残品上交做统一销毁,并做出书面报告。

各级钥匙掌管人要严格交接制度,并做好交接记录。

徵集各部门经理签字字样以便核查。