为保持良好的公司形象，创造严肃、活泼、高效、和谐的办公环境，特制定本管理规定：

微笑

微笑是员工对顾客和同事的最基本态度。使用敬语，并注意各种场合的言谈举止，维护企业形象。

文档装订

文件、资料都是横写的多，所以订书机应订在左上方，而且，横拿或竖拿都比较方便，也比较容易存档。文件原稿或借来的资料不可自作主张地订上，如无特殊要求，应按原状归还

电脑使用

电脑在使用完毕后，应将新打开的程序或文档关闭，回到初始状态；在制作重要文件时，要小心处理，以免泄密；文件存档时应注意存放地点，并作好登记工作，（不要将文件存在他人电脑的硬盘上，以免被他人删掉）；不要私设密码、私自删除原有的文件；盘应经过病毒检查后方可在他人电脑上使用；使用后应将所有东西归位，打好的稿件要检查是否有错、漏字，不要的废纸应放入废纸篓。

传真机

简洁地写上收件人、发件人名字、主题、张数等事项，原稿要一一编上号码，方便对方整理，发完传真后应打电话确认。

五、复印机

复印前确认纸张大小、方向，墨色的浓淡、（以免浪费纸张），复印时应将原稿和复印件分开整理；复印完后，依照顺序排列，用回形针别好；原件应恢复原样，用回形针或订书机装订好；如复印某资料的一部分，应注明取自何种资料（便于别人查询）

六、电话

接电话的四个基本原则：电话铃响3声之内接起；电话机旁准备好纸、笔进行记录；确认记录下的时间、地点、对象、和事件等重要事项告知对方自己的姓名。

接电话的顺序：拿起听筒、自报姓名

确认对方

听取对方来电内容

进行确认

结束语

放回电话听筒

拨打电话的顺序：准备（确认对方的姓名、号码，准备好内容、资料，明确目的）

问候、告知自己的姓名

确认电话对象

讲述电话内容

结束语

放回电话听筒

注意：打电话时要考虑对方是否有时间或者是否方便

讲电话时要简洁、明了，语速不要过快或过慢

讲电话时，如发生掉线、中断等情况，应由打电话方重新拨打

打错电话时随即扣掉是不礼貌的

打电话时不应透露太多信息