办公设备专为保障公司各项业务工作得以顺利进行而配备，各部门必须严格按规定使用，具体如下：

一、电话

1、公司电话是联系业务及沟通各项工作的工具，应注意爱护和使用，通话要简洁，避免长时间占用线路。

2、公司各部门办公用电话，除总经理电话及传真机外，其余均不具有国际国内长途功能，非工作需要，操作层员工不得使用公司电话。

3、不准用公司电话聊天及处理私人事务。发现一次罚款人民币20元；第二次罚款人民币50元；第三次予以辞退。

二、传真机

确保公司传真机畅通，未经许可，任何人不得使用传真机挂拨市内及长途电话。公司传真机使用管理规则同长途电话管理规则。

三、复印机

1、应指定专人使用和管理。

2、复印的文件资料应与工作有关，否则复印机管理员可以拒绝复印。重要文档须经行政部负责人同意认可，方能复印。

3、各部门需复印的资料，由各部门负责人委托他人代为复印，应详细记录复印纸张大小、纸张页数及复印时间，并在复印登记薄上签字确认。

4、复印机管理员应定期对复印机进行维护和保养。

四、电脑

1、部门负责人应指定每台电脑的直接责任人，责任人应做好电脑的日常维护管理工作，并对电脑的安全使用负责。

2、每台电脑应由责任人设置开机密码和屏保密码，密码不得泄漏给非指定使用人。

3、未经电脑责任人同意，不得随便使用电脑。操作层员工不得使用电脑。

4、电脑责任人应定期对电脑进行升级维护，至少每月进行一次磁盘整理等维护。

5、电脑内文件严格按照以下标准进行管理：

a.C盘为系统盘，主要存放系统文件和一些对盘符敏感的应用程序，严禁在C盘中存放文档或重要数据。

b.D盘为数据盘，主要存放应用程序和数据文件，其中数据文件应按以下标准建立：

a)以项目名命名的文件夹可以共享，有只读权限，内容只供别人参看，要定期清除过时的或不需要的内容。

b)共用电脑应建立以下文件夹：公用文件夹、以共用人的姓名建立的文件夹。公用文件夹由指定电脑负责人管理，定期清除过时的或不需要的内容，重要文件应设置只读权限。以共用人的姓名建立的文件夹内容如需共享，应设置可读或可写的权限，内容以内部交流为主。

6、内部联网依据不同的级别设置不同的共享权限。所有共享文件夹都应设置共享密码。

7、所有电脑必须安装正版杀毒软件，并至少每周对病毒库进行一次升级。

8、严禁使用公司以外的软盘和光盘，如确实需要使用，则须征得部门负责人的同意并经过严格的杀毒处理。

9、存放敏感重要的电脑(如收费用或财务用电脑)，除安装必要的应用程序外，不得安装其它无关的程序。并应该至少每半月对数据进行备份。备份可用软盘、光盘刻录或存储在其它电脑上。

10、在办公区域内任何人不得玩电脑游戏或上网聊天工查看与工作无关资料，凡发现者罚款人民币50元整，情节严重者，予以辞退。

11、离开办公室一小时以上时应关机。电脑操作人员要随时注意微机的保养，定期清洁微机表面。电脑连接线应整理整齐，电脑操作人员应按《发文管理制度》的要求定期进行备份，以免公司电脑因病毒或系统崩溃造成数据丢失。本文来自物管学堂，转载请注明出处。