行政办事中心及会议大厦会议服务流程

行政办事中心及会议大厦会议服务流程

1、目的

为更好弛协助行政办事中心各部门做各项会议服务工作，明确内部各岗位工作职责，规范操作流程。

2．范围

适用于行政办事中心会务服务

3．职责

3.1部门经理全面监督会议、参观接待工作流程：

3.2分管经理助理负责协调、跟踪会务、参观接待前期准备工作：

3.3客户服务中心

A．负责受理各类会议、参观信息并填写《行政中心会议服务通知单》交由会务部负责人安排落实并跟踪服务过程。

B．中心负责人需在每天下班前由客服中心负责人将后两天会议室预定信息以邮件或复印的形式上报机关事务局指定部门／人(目前为行政事务科叶敏杰先生处)。

C．根据会议组织方要求联系落实会议用水(用水需提前填写《会议采购通知单》交物业服务中心采购员进行相关用品采购)、用花、会标等代购事宜：

D．会后根据会议准备中产生的费用额，制作《行政中心会议费用清单》并附上发票交由会议组织方报销。

3.4技术保障部负责灯光、影音、空调设备调试工作；

3.5安全部负责会场周边警戒，控制噪音及闲杂人员出入并引导车辆进出及停放工作；

3.6会务部负责会场布置、会中服务及会后现场清理等工作。

3.7清洁绿化部负责会议、接待前各主要部位及参观路线范围的清洁。

4．会议／接待保密规定

4．I甲方的会务／接待内容不得向外界透露任何信息。

4.2会务／接待中产生录音、录象、文件资料，在会务／接待结束后第一时间交会议主办单位或机关事务管理局处理；

4.3甲方有保密要求的会务接待，按甲方要求执仃。

5．会议场所分类及要求

5.1根据行政办事中心各类会议场所特点，现将各类会议场所分为A、B、C三类。

5.2分类要求：

A类(40座以下小型接待室、座谈式会议室)：各会议主办单位需至少提前一个小时致电客户服务中心(TEL：2830444)提出会议要求，客户服务中心值班人员需明确会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息并记录于《行政中心会议服务通知单》，再交由会务部相关负责人进行会议准备。 (此类会议信息需提前告知机关事务管理局)

B类(150座以下课堂式会议室)，各会议主办单位需至少提前半天致电客户服务中心(TEL,2830444)提出会议要求，客户服务中心值班人员需明确会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息并记录于《行政中心会议服务通知单》，再交由会务部相关负责人进行会议准备。 (此类会议信息需提前告知机关事务管理局)

C类：戏院式会议厅(主楼203人会议厅、电视电话会议室、主楼一楼多功能厅、北楼500人会议厅)各会议主办单位需至少提前一天向机关事务局申报；由会议主办单位向机关事务局提出申请，并填写《租用会议室申请表》；客服中心凭机关事务局《租用会议室申请表》传真件要求，进行会议安排确认，确保会议室无重复安排，时间衔接合理：

如会场要求有大型喷画及特殊会场布置，客服中心应在第一时间通知机关事务局，并要求会议主办方将会场布置方案送机关事务局审批，方可安排施工；

u客服中心应向会议主办方确定服务要求及服务内容，填写《行政中心会议服务通知单》并通知相关部门进行准备。

u根据会议要求，机关事务局可免费提供主席台后绿色背景植物临时摆放。

u特别说明：物业服务中心可提供鲜花、会标、饮水、电池、等代购代订服务。

6．方法和过程控制

6.1客户服务中心(或项目管理专员)：

6.1.1电话预定

当各办公单位通过电话进行会议预定时，客服中心值班人员(或专员)应要求会议组织方明确：

A会议时间 B．会议地点 C．会议组织单位 D．联系人／电话 E．会议主题

F．服务要求(含：会标、饮水、鲜花、录音、铭牌、签到台、麦克风、指引标识、主席台摆位)等，根据以上要求填写《行政中心会议服务通知单》，如有代订、代购服务的，凭机关事务局《租用会议室中请表》传真件代订要求通知物业服务中心相关部门进行准备，同时需对会议服务各个环节进行跟进及时掌握服务动态。

代订、代购项目有：瓶装水、会标、鲜花、录音带、指示标识(喷绘)、复印等。

6.1.2口头(书面)预定

A、当各办公单位直接与物业服务中心相关人员进行口头或书面预定时，接洽人员需及时做好相关记录或根据其书面要求补填写《行政中心会议服务通知单》并及时交客户服务中心进行通知落实。

B、东、西楼各客服助理接到工作人员会议预定，应在第一时间通知客服中心；由客服中心统一填写《行政中心会议服务通知单》、发布会议信息、通知相关责任人进行服务、东、西楼客服助理负责全程跟进。

C．客服中心接到东、西楼会议信息时，除按要求及流程安排外，应在第一时间通知相关楼栋客服助理跟进(会议大厦由客服助理安排，中心只记录信息进行发布)。

6.2工程技术部：

接获会议通知后，应根据会议通知中设备方面的要求，提前对设备进行检查并调试灯光、音响、区域照明、录音及空调设备。

如属C类会议，按以下流程进行：

1)空调设备

技术人员在会议前两小时开启相关会议室空调风柜；会议前一小时开启空调设备，视具

体情况提前开启其他必要区域的通道并视会场人数和温度加开主机和水泵。

2)会场照明设施

会议开始前一小时开启所有场地灯。

3)舞台灯光、音响设备

A)严格按照会议主办方要求进行调试，一股技术要求灯光开启不要太强或太弱。

B)严格按照会议主办方的要求稳固摆放麦克风，按照设备开机程序开启音响设备，并逐一调试每个麦克风音量，力求均衡无反馈声和嘈杂音。

C)根据会议主办方要求准备好录音带和录音设备，对会议内容全程进行录音，并做好

标识。

4)所有准备工作完成后，需及时将情况反馈至客户服务中心，由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。

6.3安全部：

如属C类会议，按以下流程进行：

1)岗位设置

在原有岗位基础上根据会议通知要求至少提前半小时增设相关警卫岗位。

2)标识指引

协助客服负责人摆放人员指引标识和车位导向标识。

3)现场控制

根据会议主办方要求控制人员出入，并对现场消防安全情况进行全面监控。

4)所有准备工作完成后．需及时将情况反馈至客户服务中心，并由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。

6.4会务部：

接获会议通知后，及时到客户服务中心领取《行政中心会议服务通知单》，并根据要求进行准备。

如属C类会议，按以下流程进行准备：

1)现场布置

接获会议通知后，根据通知要求，提前组织人员清洁相关区域；并根据会议主办方要求，提前布置会场。

2)物资准备

根据会议人数，提前准备热水瓶、茶壶(两个)、茶叶、烟灰盅、纸巾、纸杯、托盘、毛巾(两条，大、小各一)等会务用品；并视会议、接待人数和主办方要求，摆放瓶装饮用水和水果等。

3)会务准备

在会议开始前，会务人员提前1小时到场准备茶水、摆好杯子，待宾主到场后即斟茶。

4)所有准备工作完成后，需及时将情况反馈至客户服务中心，并由客户服务中心主办或其它相关人员进行检查核实。

7．记录表格

DGWY(行政中心)-G-04-F1《行政中心会议服务通知单》

DGWY(行政中心)-G-04-F2《会议采购通知单》

DGWY(行政中心)-G-04-F3《会议费用清单》