物业项目档案、资料管理的内容

物业项目档案、资料管理的内容

1、资料的收集

资料的收集坚持"来源多、内容广"的原则。从物业管理的实际工作出发,扩大信息资料的来源,从建筑规划到工程竣工;从建筑物本体维护到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。

2、档案资料的分类

所收集的档案资料,根据其来源、内容、形式,进行集中整理和科学分类,做到条理清晰、分类合理,便于使用、查找、检索。

移交资料

项目资料名称

规划资料

1.项目批准文件

2.用地批准文件

3.投资许可证、建筑许可证、开工许可证

4.拆迁安置资料

5.房地产平面图

工程技术资料

1.竣工图、总平面图,建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸

2.地质勘查报告、工程建设投标文件

3.工程合同及竣工报告

4.工程预决算

5.图纸会审记录

6.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

7.隐蔽工程验收签证

8.沉降观察记录

9.竣工验收证明书

10.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

11.新材料、构配件的鉴定合格证书

12.水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

13.砂浆、混凝土试块试压报告

14.供水、供气、空调的试压报告

15.园林绿化图纸和清样

16.设备清单、设备供货合同,设备安装调试记录,使用注意事项、说明,质保书和保修单

17.工程监理报告

日常物业管理档案、信息资料

项目资料名称

物业资料--物业基本资料、分区资料、商业网点资料、娱乐设施资料等

业主资料--业主须知、业主基本资料、租赁合同、物品出入登记等

装修资料--装修申请表、报建批文、装修工程图、装修施工安全责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录等

维修资料--维护计划与方案、维修申报表、维修服务派工单、维修回访记录、公共设施维修记录等

绿化养护资料--绿化检查记录、绿化养护记录、礼仪摆花协议等

清洁、保洁资料--清洁服务整改通知单、保洁日检记录等

消防管理资料--消防巡视记录、消防设施检查记录、动火作业审批表、消防设施运行记录、火灾隐患整改通知等

治安交通管理资料--日常巡查记录、交接班记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带、紧急事件处理记录、车辆管理记录、保安巡逻签到表、安全隐患整改通知等

设备管理资料--设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修保养记录、设备运行记录、设备维修分包协议、设备检查记录等

社区文化活动资料--活动实施方案、活动宣传图片、录像记录、传媒报导、总结报告等

员工管理资料--员工个人资料、聘用表、员工培训计划、员工培训记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工内务管理记录等

服务质量反馈资料--服务质量回访记录、展户、参展人员意见调查、统计记录、业主人员投诉及处理记录等

行政文件资料--政府相关文件、法规、法律;房地产公司有关文件、通知、函件;物业规章制度、通知、通报等文件;物业荣誉档案;物业接待、参观记录等

3、档案资料管理的要点

⑴、重要的档案资料(如竣工资料)的交接必须经过双方负责人或其指定责任人验收,完善交接手续后方能分卷立档。

⑵、档案资料实行专人专职管理。

⑶、档案资料实行严格的借阅登记制度,归还入档时,必须经过审核检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽导致文件流失。

⑷、档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案资料的鉴定必须由主要负责人或其指定的责任人负责,对档案是否有效、作废以及保存数量等做出决定。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效文件。

⑸、档案资料的管理必须做到"七防",即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。必须配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等防潮物,档案管理人员须定期检查和清理,保证档案资料管理环境条件符合要求。

4、档案资料管理制度

⑴、管理处档案资料员负责整理收集各类档案资料。

⑵、管理处工作人员日常工作中必须完成工作范围内的各类文件、记录,以便档案员收集。

⑶、管理处资料室收档、存档的文件、批文必须是原始记录,其他资料确没有原始记录,也可存复印件。

⑷、档案员负责做好档案、资料的防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温工作。

⑸、管理处档案资料分类:用户档案资料、装修审批资料、维修保养资料、工程竣工资料及管理处相关资料。

⑹、已归档的资料,每月进行抽查,每季进行全面检查,年度进行清理、检查,对超期或已无保存价值的档案,严格按销毁规程进行。

⑺、对外借阅

用户借阅或其他人有关档案资料,须向管理处提出书面申请,经管理处主任批准后,交档案员备案查找。所有借阅档案资料不得带出档案室,如遇特殊情况需复印的,应交纳一定的保证金。

⑻、对内借阅

管理处内部工作人员查阅档案资料时,经管理处主任批准后,交档案室档案员查找,但不得随意复印。

5、档案资料管理体系

档案资料管理系统(略)

6、档案资料销毁规程

⑴、每年年底由档案资料员对档案资料作一次全面认真检查、整理,并提出超过期限或已无保存价值的档案。

⑵、根据各类档案资料的保管期限,在确定该档案已超过保存期限或已无保存价值时,由档案资料员填写销毁单并报主任鉴定。

⑶、主任在接到销毁单10个工作日内,结合实际情况,并经管理处办公会议进行鉴定,确认无误后,执行销毁。

⑷、销毁档案资料时,应有详细记录。