浅谈英国商业物业服务收费透视合同的执行

浅谈英国商业物业服务收费透视合同的执行

从传统上沿习下来，服务合同是建立在详细规格说明的基础上的，即：需要什么样的服务(服务类型)?怎样执行这样的服务(怎样做)?服务的频率如何(做多少)?例如：一项保洁的条款会详细地指明什么类型的物业表面需要清洁?怎样实施这样的清洁流程?清洁操作的频次如何，在什么时间进行，然而，这样一套过程并不一定产生资金的投入带来服务价值的效果。

合同的订约人也许会严格地执行合同中详细的规格说明，但是，这也许会产生比客户要求的清洁标准高或者低的完成结果。高于清洁标准时会发生不必要的过高的服务费用，同样，低于清洁标准时会花费过低的费用，这时，就不能满足顾客的要求和对服务水准的期待。

合同的执行是依据合同订立的服务标准，条款的设定应满足用户提出的特定需求的服务标准，同时，以执行标准为基准的实施过程，应能够测定，由于实际达到了服务的水准，发生的服务费用也能够表现出来。

就能否达到服务的标准，而不仅仅在于过程而言，责任在订约人的一方，特别是在一种竞争性的投标环境中更是如此。要确保主要的服务过程的费用消耗和服务程式应用到服务领域中去，以实现满足顾客特定需要的服务目标，这样，资金投入带来服务价值产出的原则得以实现，才能确保获得一种优化的价格，满足顾客特定的标准的服务需求。设定执行的标准

有不同的方法来设定执行的标准，这要依赖于资产的类型，服务的供应，顾客的需求，记录和监督设施设备的运行标准的完成，就如：

1．建立一种作业的期间，在这段时期，设备必须实现满运转的指令要求。

2．提供并保持一种最低限度的特定的服务标准。

3．限定作业的期间，允许出现的故障类型、数量。

4．制定维修回应的特定目标。

一旦建立和认可了执行的标准，完成的结果应当在常规的工作中进行测试和评议。

提供服务的酬金将会与现有的执行结果与设定的目标性执行标准相比较。如果执行的结果低于双方认可的服务标准，将会发生服务费用降低的现象，相似的，如果执行的结果高于目标标准，可以获得增加的酬金。

对服务实施过程的管理的重点应放在商业的、个人的和顾客的需求上。

服务的类型和内容不同，执行合同的过程随之显著地变化，然而，在成功地执行了服务合同的情形，将会形成一种持续改进活动所引发的服务的内在驱动力。改进现有的设备

例如：一套新的设备添加到现有的锅炉中，以更好地控制燃料的消耗，产生的结果是：节约了燃料消耗，减低了锅炉的维护费用。

通过能源消耗和维修费用的降低，承租人(物业使用人、占据人)将获益于设备的“改进计划”。业主期待“改进设备”的投资成本以服务收费的方式收回就是合理的选择。对于业主来说，制定一种能体现合理的回收期限的服务收费，就会使这类投资成为可能。

然而．在租约的条款中，这将是严格意义上的一项改进项目，租约中也需要说明这类投资费用的回收措施。提倡“改进计划”可以构成一项设备维修的内容，是缺乏有力的依据的。

如果业主不能够收回“改进”锅炉加热系统的投资费用，那么，他(她)宁愿选择不付诸此项投资决策的实施，因而承税人将会继续承担较高的燃料和锅炉系统的维修费用。

这个例子可以说明，达到共识可以成为双方一致的希望，通过适当的交流、对话协商，业主和承租人可以就投资费用的发生达成协议，通过服务费用的安排逐步收回投资，否则，在租约的条款中是不可能收取额外的服务费用的。提升的设备替代

例如：一套暖气系统达到了使用年限，然而，一套同样的可以替代的暖气设备系统由于技术发展变化的影响不能够采纳了，原有的老化设备已经安装在原来的位置上，因而，一套替代的系统就是一种在老设备基础上的“提升”。

为了仔细考虑投资的费用能够通过服务收费得到回收，什么时间着手替代的工程将需要认真的分析。是拿定主意对现有的设备进行改进或者是简单地维修保养还是更换过期的系统，

有一种普遍的观点，使得这样的结论有了合理的依据，即：当需要替换一栋建筑的构件时，可以在服务收费的范围之内，逐步地把小额度的“改进费用”加进去，甚至当租约也许仅仅提供了维修的资金来源时，也是如此。这种观点认为：如果所实施的工作为承租人提供了新的利益，正确地说，是一项提升计划带来的，这也仅仅是对现存系统的替代，尽管这一系列已经过期老化或者完全磨损，需要由现代的装备来替代，这也只是在维修的范畴内，不是一种提升的项目。

如果替代的项目超出了进行有效维修所需要的最低的费用额度，并且增加的费用部分能够由今后减少的维护费用得到补偿，可以认定，这部分增加的费用通过服务收费的途径得到回收是合理的选择。同样，与承租人交流沟通，对话协商，能够形成在实践中解决问题的一致方案。提供新的设备

例如：一套新的CCTV(电视监控)系统在物业区域内安装，而原有的CCTV系统此时还能够使用。引进新的CCTV系统的目的是预期将会降低安全保卫的人力资源的成本，将会提高为承租人提供的安全服务水准，因而，从总的服务收费的价值角度衡量，增加了资金投入带来服务价值的效用。

如果一套新的装备安装后，以往又没有同等性能的装备存在，这毫无疑问构成了一种设备的提升。

为了补偿新的装备的投资费用，租约需要详细说明所提供的新装备的费用包括在相应的条款内。

许多租约将不必前置一项提供进一步服务的条款，而这种延伸的服务是事先没有预计到的，当租约签定以后，在租约条款的含义内，提供的新设备的费用也许就是一项可以获得补偿的价值。

然而，事情往往是这样，如果所实施的设备提升，改进的计划能够在获益的价值分析的基础上得到合理的解释的话，例如：减少了安全保卫的人力成本，减少保险的费用等等，那么，沟通与协商对话将会实现双赢的共识。整修整修或者说翻修是一个不同于改进的概念，整修工程的范围包涵了累积的，年久失修工程元素的追补性的维修，也包涵了改进工程项目的元素成份。

承租人对整修费用有义务承担的部分将取决于所提议的整修工程的范围和性质，取决于租约中精确的文字定义。

商业的市场力量常常确定了整修的时机。业主将寻求保护商业物业的投资价值，实现最大化的租金收益。整修工程的时间常常选择在租金的评估或者租约到期的时候，在这样的情形中，承租人将会拒绝承担整修的费用，反对的理由是他(她)们受到了“双重征费”的对待，他(她)们不仅仅要以服务收费的方式偿付整修的费用，而且要偿付由于物业翻新的结果而增加的租金水准的费用，业界一致的观点是：当整修的结果导致了更高水准的租金价格时，整修工程的费用通常应当由业主负担。

然而，在整修的决策中，实施大范围的维修或者取代现有的服务项目仍然是一项值得仔细考虑的项目。在整修

在所有的物业设施改进的费用需要以服务收费的方式得到补偿的情形中，核心的问题是：在开支项目计划实施之前，应当与承租人进行充分的沟通，以适当的对话形式，达成共识的协议。

在整修的情形中，在业主的倡议实施之前，应当清楚地指明：在一揽子的工程费用中，哪些部分的费用有理由认为由承租人负责，并且通过服务收费的方式得以回报。在英国的商业实践中，被认为是最好的实践方式是：在业主和承租人之间建立一种定期协商交流的机制，以此来共同监督翻新工程的进行，共同确认哪些范围的工程费用列入到将来的服务收费的项目中。这样纳机制会有助于避免在整修工程完工之后，随之而来可能发生的反目为仇的争吵现象的发生，有助于克服不可预见的费用风险降到业主或承租人的身上。各项零星收入的处理

除了收取承租人的租金以外，许多的物业设施的管理部门还能够获得一定数目的其它途径的收入。这些物业管理的收入渠道来自于：公共电话服务、变卖纸箱和其它可回收利用的废弃物的收入等等。购物中心也能够从商业空间的促销活动和各种与大型购物中心的活动项目(例如：儿童的木马骑乘，相片的冲洗等等)相关的许可经营的授权中获得收益。此外，承租人也会使用位于物业管理部门的复印机和传真设备，他(她)们为此而付费。对这些零星杂项收入的处理方式，不同的业主之间，不同的物业项目之间都有不同的考量。

业主纳经济人行为，决定了他(她)总是会寻求投资收益的最大化。然而，承租人是反对业主从拥有的公共物业区域中获得收益的，因为此种情形中，往往是承租人交付了与这些区域相关的保洁、照明和其它项目的费用。

重要的是保存从不同渠道获得纳收入的收据，这些经济活动的性质本身总的说来，能够指明是业主还是承租人应当获得活动的收益。

业主应当清楚地阐明他(她)们的政策主张，即：各种服务和经营活动中的收入和发生的费用是如何分配的。

从提供的一项服务或者经营活动中获取的任何收入，其发生的成本费用如果包括在服务收费的范围内，那么，在财务上应当处理为一项服务收费的贷方栏目(用收入抵减服务的收费)，例如：公用电话的收入、梳洗自动售货机的收入、复印机和传真机的使用费等等。相似地，在购物中心，从任何的推广活动中获得的收入通常会贷记到推广开支预算的项目栏中(用收入抵减推广活动的开支)。

如果在一个大型的购物中心中使用的空间具有半固定的性质，例如：流动的售货车或者超市内的售货亭，通常的做法是：业主把准予经营的收入看成是一种租金收入，在这样的情形中，出租活动就被认定为与出租一间标准的店面没有什么不同，因此，也应当承担一定比例的服务收费，作为一种选择，一笔数目的服务费资金应当贷记到服务收费的栏目中(服务费增加)，以反映出对享受的服务环境的贡献。

零星杂项收入项目的例子：

1．停车场收入

2．优惠的停车收费

3．车轮夹锁的服务收费

4．梳洗自动售货机的收入

5．废纸、废箱等仓装物可回收利用的收入

6．会议室的出租收费

7．复印机、影印机、传真机的使用费

8．许可经营的收费(如：售货流动车、售货亭)

9．展示，推广活动的收入

10．儿童木马等游乐项目的收入

11．照相亭、称量机纳收入

12．销售明信片、纪念品邮票的收入

13．从信息部门获得的佣金(例如：代售戏票)服务收费分割的一般方法

租约随如何定义每一位承租人所承担该物业总的服务收费的一定比例的方式变化而变化。一般的服务费分配的基础有：

1．固定的费用数目

2．一个固定的百分比例

3．应纳税的价值

4．楼层面积

5．按权重分配的楼层面积

6．一个公正、合理的比例

(1)楼层面积

这是最常用的总的服务收费分割的方法。在大多数的情形下，也是最公正的。按楼层面积标准的分割方法非常简单，就是计算单个物业面积占整个物业可租的面积的比率。

英国皇家特许测量师协会(RICS)的测量应用法令制定出了相关建筑物测量的定义以及协会建议的应用范围。针对服务收费的计算，主要的定义项有：

1．总的室内面积(GIA)

应用于工业厂房和库房(包括铺助的办公设施)

2．净的室内面积(NIA)

应用于写字楼和商店

(2)按权重计算的楼层面积

在许多较大的购物中心中，一种“权重楼层面积”的方程式常用来反映服务于不同大小的商业单位所发生的不同服务费用。因此，一个5000平方米的单位所承担的服务费不一定是一个1000平方米的单位的5倍，但是，一个500平方米的单位所承担的服务也许会是一个250平方米单位的2倍。

“权重楼层面积”的分割方法是在承租人按已知的承租面积交付服务费的基准上乘上一个百分率的折扣，目的在于努力反映从提供的服务中所能得到的实际收益。楼层的面积分解为一组数据，每个面积数据后都注明一个需要逐步折减的百分率。这样酌计算概念是和商店的经营管理活动中分割销售的区域，按不同的楼层区间进行店面的出租的理念是一致的。

例如：

第一个500平方米x100％

下一个500平方米x80％

下一个1000平方米x60％

下一个1000平方米x50％

下一个1000平方米x40％

超过4000平方米x30％

在以上的举例中，一个1000平方米的单位将得到一个权重面积为900平方米的分割，例如：(500x100％)+(500x80％)。同样，一个10000平方米单位将得到一个权重面积为4200平方米的分割。因此，尽管以面积上来说，10000平方米的物业单位是1000平方米单位的10倍，然而，10000平方米的物业单位大体上将要付4．2倍于小的1000平方米单位的服务

相似的方法是，地下室和顶层的住房——可能用于储藏或者职员的居住，能够换算成一个“权重面积”，比如说，顶层的面积除以一个参数2，以反映顶层获得的服务收益完全不同于底层的零售商业获得的服务利益。

权重面积计算通常也会使用到忠实的租户身上，给他(她)提供一个折扣，以反映老的可靠的租户给购物中心带来的利益。在一些情形中，使用权重的方法必须十分谨慎地考虑，因为权重的计算方法的应用实际上是为忠实的租户提供了一项“优惠”待遇，这笔“优惠”的费用最终是要在其余的承租人之间进行分摊的。业主要给任何一位承租人特别的优惠，该业主就应该承担这笔费用。

一个合理而公正的权重方程式，应用于服务收费的分割管理，通常不能够认定为是一种优惠措施。

分割方案

在许多情形下，特别是在混合使用的建筑大楼中(诸如：底层是零售商店的写字楼)，楼内的所有的承租人并没有在同样的程度上享受业主提供的服务的收益。例如：写字楼的租户会享受到的全程式的服务包括有：电梯的运载和独立的中央空调系统；而底层的零售商店会享受到的主要服务从总的维修到物业外面的维修服务，以及得到了综合性的消防系统的服务。由于这些原因，就需要把服务收费分解成独立的部分，(或者称为分割方案)而服务的费用就在承租人之间按照物业使用的情况进行分割。偿债基金和备用金

偿债资金，或者说是一笔沉淀资金常常与备用金的概念发生混淆。

偿债资金是一笔替代资金，业主随时间的过程设立这笔资金的目的是用于设施设备主要部件的替代和维修时，能够注入资金。

备用金的设立是满足日常发生的服务项目开支的需要，以避免每年的服务收费在数量方面的波动现象。有一些租约特别注明一项条款，在服务收费的项目里设立一笔可以逐步积累的资金，以用于将来可能发生的主要构件的维修和替换的资金补偿。

理论上说来，偿债基金是一种好的设想，明显的优点是承租人不必面对一种巨额的资金负担(这也减少了租户破产无力偿债的可能性)，当需要时，业主有一笔偿债资金来满足巨额开支的需要。

然而，承租人也许并不能够看到有自己一份贡献的偿债资金给自己带来的利益，如果他(她)转让了租约或者在租约到期时，撤出了所租的物业，这时，主要开支的工程项目并没有发生。另外，偿债基金的管理也非易事，如果业主一旦无力偿债，偿债基金的保管缺乏信誉担保，那么，承租人就会面临成为一名没有经济安全的债权人的风险。

有时，租约会设立一笔可以累积的折旧资金，这笔资金是建立在最初的设施设备安装的价值基础上，而不是以将来的替换或者维修所发生的费用为基数。折旧资金通常不被认为是在业主和承租人之间共同互信协商而设立的一笔资金。业主会认为这笔资金属于自己，归自己支配，然而，当主要的设施设备需要更换的时候，业主将要独立地承担这笔费用。因此，当业主以折旧资金的形式从承租人那里收取费用时应该持谨慎的态度，以保证在适当的时候，自己有足额的资金准备。承租人也会担心业主是否按租约的条款规定，尽自己的义务，在将来大的开支项目发生时，使用折旧基金。在一些实际的情形中，当主要的开支计划需要实施时，业主并没有充足的资金准备，这样的结果是：业主违反了合同的义务，在需要进行设备的更新、替换时，却不能进行。

可以理解，承租人，特别是交纳服务费的主要租户，对于业主如何使用用于设施设备替换改造的积累资金表现出浓厚的兴趣，许多主要的租户宁可选择付一大笔资金，用于大的项目开支，而不愿意看到他(她)们提供的积累资金被管理机构的人员挪用于他(她)们没有，或者很少有控制能力的投资领域。

资金项目的设立有固有的缺点，即使这些缺陷大部分能得到有效的管理、控制，偿债资金，备用金和折旧资金主要由于税收和管理的问题，在实践中很少得到应用。

摘自中国住宅与房地产-物业管理