物业管理项目的谈判

一、物业管理项目谈判的意义

物业管理企业要想生存与发展,就必须保持一定规模物业的管理权。因此,如何取得物业的管理权,自然而然地成为正逐步走向市场化、专业化的国内物业管理企业所要面临和研究的重要课题。
综观目前国内物业管理行业,物业管理企业要取得物业的管理权,主要有两种途径: 一是由于附属关系,直接从业主手中获取物业的管理权;二是通过正当竞争,从市场中取得物业的委托管理权,其主要形式有两种:协议取得与中标取得。从物业管理行业专业化、社会化的发展趋势来看,正当的市场竞争将成为专业性物业管理企业取得物业委托管理权最主要的方式。
物业管理企业要在市场上击败同行竞争对手,从发展商或业主委员会手中获得物业的委托管理权,就要懂得就物业的管理事项与发展商或业主委员会进行谈判,即进行物业管理项目谈判。对于专业化的物业管理企业而言,这是一项经常性的工作。物业管理企业不仅在新的管理项目签订委托管理合同之前需要与业主代表进行谈判,而且由于物业的委托管理都有一定期限,当期限届满时,管理企业又要与业主就新委托管理合同展开新的一轮谈判。
物业管理项目的谈判是一项基础性工作,不仅关系到能否取得物业的委托管理权,而且对日后的物业管理操作亦有深远影响。其意义主要表现在以下两方面:

(1)它关系到物业管理企业的生存与持续发展。项目谈判工作做得不好,不能击败同行竞争者,取得物业的管理权,企业的生存与发展就成为无源之水。取得一定规模的物业的管理权,是专业管理公司生存与发展的前提之一。
(2)它关系到取得委托管理权之后的物业管理具体操作的可行性与效率。物业管理项目谈判的目的,不仅仅是要打败竞争对手,取得物业的委托管理权,同时还要为取得管理权后的具体操作打下一个良好的基础。

二、物业管理项目谈判的步骤

物业管理项目谈判和其他商业项目谈判一样,都有一定的基本步骤。它的步骤和过程一般应包括:
第一,让发展商或业主委员会更多地理解专业的物业管理的内容与优越性,了解本企业的业绩与优势。鉴于国内人们物业管理意识普遍不强,因此,物业管理企业人员在进行正式的谈判之前,要采取各种形式向业主委员会或发展商负责人介绍专业的物业管理的基本内容与优越性,特别是专业的物业管理对物业收益方面产生的积极作用;引领发展商或业主委员会有关人员到本企业管理的物业现场参观,安排他们与部分业主和租户直接见面,让他们切身体会专业管理给物业本身、业主、使用者带来的种种现实好处,使他们对自己企业的管理能力有一个感性的认识,这样有助于建立起他们对自己企业的信任。
第二,完成第一步工作之后,要多方面了解发展商或业主委员会的合作意向。现在,国内物业管理的主要方式有四种:!自行管理;"全权委托管理;#顾问管理;$合作管理。自行管理是由业主或业主代表自身行使管理自己物业的权利;全权委托管理是业主委员会或发展商全权委托专业管理企业负责物业管理,他们不参与实际的管理运作;顾问管理是发展商或业主委员会自行组织人员负责物业管理运作,同时聘请专业管理企业对物业管理运作提供指导;合作管理是发展商与专业管理企业合作组成管理机构,负责物业的管理运作,管理机构一般由专业管理企业委任人员主持工作。了解对方的合作意向,是专业管理企业有针对性地采取适当行动和方式,缩小与对方的分歧,取得管理权的前提。
第三,了解竞争对手情况。一宗物业的管理权,往往都会有多家专业管理企业去竞争。因而,发展商或业主委员会在与多家管理企业接触时自然会加以比较,择优汰劣。因此,管理企业参与项目谈判的人员,在与发展商或业主委员会进行谈判之前,要想方设法了解竞争对手的情况,比较分析各自优劣的方面,力争做到知己知彼,扬长避短,把握时机。
第四,合作意向的展开。经与发展商或业主委员会有关人员多次接触,双方一般都能够达成初步合作意向,初步商定合作方式。这之后,管理企业人员必须主动向对方索取物业的有关资料,准确把握对方的管理标准与要求,反复深入物业现场考察。之后,按要求向对方提交一份针对性强、有说服力的物业管理项目建议书。在这个过程中,必须保持与对方经常的接触,要注意对方对物业管理的要求与合作意向随时可能发生的变化;另外,还需要特别留意竞争对手的行动,及时采取应变措施,修正建议书及管理方案。
第五,管理合同谈判。这是物业管理项目谈判的最后阶段。发展商或业主委员会与管理企业就管理方案达成一致意见之后,双方就进入管理合同起草、合同条款谈判阶段。管理合同的关键条款包括:

(1)管理方式。管理方式有自行管理、顾问管理、合作管理和全权委托管理四种,每种管理方式各有优劣。选择哪一种管理方式,一方面视乎发展商或业主委员会的意向,另一方面要结合目标物业的历史、现状等实际情况而定。但无论选择什么管理方式,管理公司都要坚持权责对等原则,只承担与其拥有的管理权限对应的管理责任。(2)合作期限。从物业管理运作的连续性考虑,合作期限不能太短。合作期限太短,不利于管理公司在目标物业的管理运作中贯彻本身的管理理念,形成与目标物业相适应的管理模式和特色,也难以体现其专业水准。因此,物业管理企业参与谈判

物业管理项目谈判要遵循一定的步骤和程序进行,同时,参与谈判的管理公司人员在整个谈判过程中都必须坚持有利、规范、客观、灵活的原则。

有利,就是要求管理公司参与谈判的人员在项目谈判过程中时时处处从本企业利益(包括经济利益和社会效益)考虑,遵循等价、有偿交换的市场经济规则,保证本企业有利可图,而且在不违反行业规则和国家法律、法令的前提下,争取最大利润。要坚持责利对等的原则,在承担一分责任的同时,要保证本企业能够获得对等的利益回报。这是管理公司参与项目谈判的人员在谈判过程中要自始至终坚持的首要原则。

规范,就是要求管理公司参与谈判的人员,一方面,在起草项目建议书、投标书、管理合同等文件时,要做到条款约定明确、清晰、规范,责、权、利明确且对等,可操作性强;另一方面,要坚持合法竞争,禁止利用任何违反本行业规则的手段或方式。

客观,就是要求管理公司参与谈判的人员在介绍本企业情况时,要如实介绍本企业的优势与劣势;在制定管理酬金标准、管理方案、管理目标时,要结合实际情况,忌漫天要价或为迎合业主某种需要,不顾物业的实际情况,制定过高目标,进而损害本企业利益。客观、诚实,有利于管理公司取得发展商或业主委员会的信任,为日后双方的良好合作打下一个坚实基础。

灵活,就是要求管理公司参与谈判的人员在坚持有利、规范、客观的原则的前提下,针对目标物业的特殊情况、业主的特别需求以及不同的竞争对手,采取灵活的方式和措施,以满足发展商或业主委员会的要求。管理合同要尽可能参照工商管理部门与行业主管部门联合灼定的《物业管理合同》范 本,条款明确,双方责、权、利规定清晰、规范。双方就管理合同各项条款逐条协商,取得一致后,便可以按法定程序签署正式合同。这样,物业管理企业就正式取得了法律认可、保护的物业的委托管理权,项目谈判工作结束后,便进入管理合同实施阶段。