筹备业主大会、选举业主委员操作程序

物业公司程序文件

筹备业主大会、选举业主委员操作程序

流程图

1.目的

为协助各项目筹备业主大会和选举业主委员会工作，规范业主大会及业主委员会筹备过程，提供指引。

2.范围

本指引仅适用于天津zz物业管理有限公司所属项目的业主委员会成立、业主大会的召开及与业委会沟通工作。

3.定义

无

4．职责

部门/岗位工作职责

品质管理部负责本文件的编写、修改、发布

各管理处负责本文件的具体实施，并可提出动议修改的意见或建议

管理处经理负责主持业委会的成立总体事宜

管业部负责业主委员会成立工作的具体实施

5.方法和过程控制

5.1前期准备阶段

5.1.1人员初选

5.1.1.1业主资料分析物业管理企业应从首位业主入住开始，跟进业主相关情况，并随时将业主的入住率统计。当入住率达1/4、出售建筑面积1/4以上或首位业主实际入住一年以上时，将相关业主统计情况作相应分析，并暂时确定业主委员会成员的范围。

5.1.1.2重点业主访谈 在对业主入住情况跟进的同时，了解业主反映及关心的问题，顾客关怀并将业主集中反映的问题进行统计分析，为进行候选人参选做好铺垫。

5.1.1.3社区文化活动 通过组织社区文化活动，在活动过程中，了解业主间的关系及相关业主在整个小区内的影响力。

5.1.1.4其他形式 将项目拟定业委会委员的人选，根据各项目特点采用相应的方式、方法将其推荐给全体业主，增强其公信力。

5.1.2宣传活动

5.1.2.1宣传活动的内容 针对成立业主大会的目的、组建流程、业主大会的权利和义务、业主大会的职责，使业主充分了解成立业主大会是为了全体业主的利益，物业管理企业进行宣传增进其在业主中的地位，业主了解了组建成立的法律流程，将看到一个透明化、合法化的成立过程，将业主大会权利、义务公布，业主更加了解业主大会，增进业主参与的热情，并能对业主大会的工作进行监督。

5.1.2.2宣传活动的方式 采取在物业管理区域内张贴的方式，最大限度地让业主了解成立业主大会的前期情况。

5.1.2.3宣传活动资料的保管 张贴的资料及所拍照片、摄像过程，都要有所保留，并长期保存。

提示：如果采用照相的方式，照片中最好要有业主正在看的画面，且照片要有日期。

5.1.3预成立时间 预成立时间建议在物业接管后的一年半左右，如果在此之前已达到法规规定应召开首次业主大会的时间，相关工作适当提前。

5.2成立业主大会筹委会

5.2.1成立前提 已交付使用的新建物业满足1、出售建筑面积达百分之五十以上，2、业主入住率达百分之五十以上，3、首位业主实际入住达二年以上；根据小区实际情况，满足任意一条件的应当召开首次业主大会会议。

5.2.2成员确定 业主大会筹备组（以下简称筹备组），应当在物业管理所在地的区、县物业管理行政主管部门和街道办事处的指导下，由前期物业管理企业召集部分热心公益事业的业主和未售出空置房屋的房地产开发企业组成筹委会，负责业主大会的筹备工作。（见F1）

5.2.2.1筹备组中的业主代表建议参照业委会委员的条件，并应关注以下事项：

a)必须是业主本人（业主身份以售房合同或产权证登记为准）

b)支持、配合管理处工作。

c)模范履行业主义务，不欠交管理费

5.2.2.2筹备组中业主代表和开发商的人数应符合当地法规规定，如当地法规无明确规定，应请示当地房地产行政主管部门意见。

5.2.2.3业主代表由业主自愿申请、或推荐选举方式参加。

5.2.2.4在获得主管部门批准后，地产公司应及时在小区通告栏、电子显示屏、网站等形式召集业主自荐参加业主大会筹备工作。（见F2）

5.2.2.5业主代表报名参加筹备组人数超过房地产行政主管部门批复的人数时，由开发商代表和政府主管部门组织所有报名的业主代表召开会议推选出筹委会中的业主代表。

5.2.2.6筹备组成员名单确定后，以书面形式在物业管理区域内公告（见F3）

5.2.2.7筹备组应当自组成之日起30日内在房地产行政主管部门的指导下，组织业主召开首次业主大会会议，成立业主大会，并选举产生业主委员会。

5.2.3筹备组相关筹备工作

5.2.3.1筹备组产生后，履行以下职责：

a、确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容，时间要确定在筹委会成立之日起30日内；

b、拟定《业主大会议事规则》（草案）、《业主公约》（草案）；

c、确认业主身份，确定业主在首次业主大会会议上的投票权数；

d、确定业主委员会成员候选人产生办法及名单，并公示征询意见；候选人资料收集时应告知业主需对外公布并征得业主同意；

e、起草前期物业管理服务合同执行情况的报告；报告包括：执行过程中好的方面发扬并针对问题提出建议项；

f、业主超过100人以上的，组织推选业主代表；所推选的业主代表，从前期拟定人员中推荐；

g、做好召开首次业主大会会议的其他准备工作。

前款内容应当在首次业主大会会议召开之日15日前，以书面形式在物业管理区域内公告。成立业主代表会的，应当在会议召开之日15日前以书面形式送交参加会议的业主代表。（见F3）

经当地住宅主管部门批准后，应及时成立筹备工作小组（见 F2）。同时要通过宣传栏、电子显示屏、网站等形式向广大业主宣传成立业主委员会的目的和意义、业主大会的职权、业主委员会的职权和义务、业主委员会的选举程序等。

5.3确定业主代表的产生办法

5.3.1身份确定：以产权证或售房合同为准；

5.3.2业主代表的产生：业主自荐或相关人员推荐。由筹备组向小区也主公示选举业主代表候选人的通知，业主可通过推荐、自荐的形势产生业主代表候选人。业主代表候选人应具备以下条件：1、本物业管理区域内具有完全民事行为能力的业主；2、遵守国家有关法律、法规；3、热心公益事业，责任心强，公正廉洁，具有社会公信力；

5.3.3选举方式：可实行差额选举也可实行等额选举。候选人中的票数多者为业主代表。

5.3.4票

5.3.5选票发放：如业主代表候选人资料公示期满业主无异议，则印制选票，并采用上门或物业内固定区域内集中发放、回收选票。选票上加盖统一印章。

5.3.6选票回收：投票人须是产权人登记人或产权登记人的委托代理人，公司户应是公司的法定代表人或其书面授权人。委托（授权）人填写选票须附有产权人签字的书面委托书。（应由筹备组具体负责实施，物业公司人员可以在筹备组书面授权的情况下进行协助），另为便于选票的统计和确认，选票的发放、回收都应由业主的签字确认。

5.3.7验票、唱票：当场开箱验票、唱票业主所投票数不得超过其投票权数。（唱票、计票人可由业主大会筹备组成员担任，监票人建议从现场参加会议的业主中以自愿方式产生。验票时，应注意：1、经筹备组同意，为保证选票的真实性，可在选票上加盖统一印章；2、业主所投票数不得超过其投票权数；3、所选人数不得少于应选业主代表人数；

5.4确定业主委员会的产生办法

5.4.1身份确定：以产权证或售房合同上等级为准（若超过一人，均可按享有的产权比例行使业主权利如果同时成为筹备组成员或业主委员会候选人，必须提前向全体业主公布。分期开发的小区，建议业主大会筹备组根据项目实际情况确定每期的业主委员会人数，并且分布合理。

5.4.2委员产生：业主自荐或相关人员推荐。（见F5）

筹备组成立后应及时确定业主委员会候选人（见F4）。业主委员会委员候选人应具备以下条件：1、本物业管理区域内具有完全民事行为能力的业主；2、遵守国家有关法律、法规；3、热心公益事业，责任心强，公正廉洁，具有社会公信力；4、具有一定组织能力；5、具备必要的工作时间。

5.4.3选举方式：实行差额选举，因此候选人应多于应选人数。候选人中的票数多者为业主委员会委员。

5.4.4票权确定：业主可以幢、单元、楼层等为单位推选代表，业主代表作为业主委员会候选人，且业主代表应均分布在物业各个幢、单元、楼层。（见F6）

5.4.5选票发放：如候选人资料公示期满业主无异议，则印制选票（见F6），并采用上门或物业内固定区域内集中发放、回收选票。选票上加盖统一印章。

5.4.6选票回收：投票人须是产权人登记人或产权登记人的委托代理人，公司户应是公司的法定代表人或其书面授权人。委托（授权）人填写选票须附有产权人签字的书面委托书。（应由筹备组具体负责实施，物业公司人员可以在筹备组书面授权的情况下进行协助），另为便于选票的统计和确认，选票的发放、回收都应由业主的签字确认。

5.4.7验票、唱票：当场开箱验票、唱票业主所投票数不得超过其投票权数。（唱票、计票人可由业主大会筹备组成员担任，监票人建议从现场参加会议的业主中以自愿方式产生。验票时，应注意：1、经筹备组同意，为保证选票的真实性，可在选票上加盖统一印章；2、业主所投票数不得超过其投票权数；3、所选人数不得超过应选委员人数；

5.5召开首次业主大会会议（见F7）

5.5.1出席会议人员

a、所在地区房地产行政主管部门领导

b、街道办事处或居民委员会

c、业主大会筹备组成员

d、业委会候选人

e、物业公司代表

5.5.2.决定事项

a、制定业主大会章程

b、修订业主公约

c、选举业主委员会主任、副主任及委员

d、确定物业管理服务企业

e、决定物业管理其他重大事项

首次业主大会会议由筹备组负责作书面记录并存档，业主委员会成立后，由业主委员会承担相应职责。

5.6召开第一次业主委员会会议

5.6.1业主委员会应当自选举产生之日起3日内召开首次业主委员会会议，推选产生业主委员会主任1人，副主任1-2人（专职执行秘书一人）。

5.6.2由业主委员会代表业主与物业管理公司签订《物业管理服务合同》（提前在物业管理区域内公示合同文本）

5.6.3业主委员会召开第一次会议后，应将业主大会和业主委员会会议相关决议在物业管理区域内公告。（见F8）

5.6.4自业主委员会选举产生之日起三十日内，应指定专人报当地房地产行政主管部门备案（见F9），并申请刻制业主委员会公章。申请备案时需提交如下材料：

a、业主大会章程

b、业主公约

c、经业主大会会议表决产生的业主委员会成员的基本情况

5.6.5业主委员会公章应由专人保管并按公章管理制度使用，涉及重要事项需使用公章时，应由多数委员签字认可。

5.7注意项

5.7.1业主大会筹建期间的所有相关文件，包括会议纪要、通知、公告、选票和选举程序、结果等文件和相关照片，必须单独存档，妥善保存。

5.7.2所有现场发布的公告底稿要有筹备组负责人审核，并保存记录。

5.7.3物业管理公司相关工作人员在成立业主大会过程中应积极协助筹备组工作，在对外张贴的资料中，如涉及到物业公司人员参与，应注明"经筹备组授权"。以免造成误解。

5.7.4涉及业主大会筹建所有的相关文件修改过程需要有修改记录，以备核查。

6.支持性文件

无

7.质量记录表格

TJzzWY7.5.1-K01-F1 关于成立业主委员会的函

TJzzWY7.5.1-K01-F2 关于成立业主委员会筹备工作小组的通知

TJzzWY7.5.1-K01-F3 业主委员会筹备工作小组成立公告

TJzzWY7.5.1-K01-F4 关于业主委员会委员候选人接受报名的通知

TJzzWY7.5.1-K01-F5 业主委员会委员候选人推荐表

TJzzWY7.5.1-K01-F6 业主委员会委员选举选票

TJzzWY7.5.1-K01-F7 关于召开业主大会的通知

TJzzWY7.5.1-K01-F8 关于业主委员会选举结果的公告

TJzzWY7.5.1-K01-F9 关于业主委员会选举结果的报告