物业服务小区加强收费管理的措施

物业服务行业属于微利行业，做好财务收支管理工作直接关系到企业的生存。因此，加强小区收费管理是物业服务企业一项重要的财务工作。为明确责任，应明确小区物业管理处（有的物业企业将其称为物业服务中心，简单起见，以下统称物业管理处）收费管理工作由管理处负责人全面负责，公司财务部分管会计对相关工作予以协助、指导、检查。本文主要从实务角度，探讨加强收费管理的五项措施。

一、建立收费台账，做好收费统计工作

由于小区住户众多，费用类别较多，物业企业会计一般难以按每一家住户明细入账，一般以汇总数入账。而要全面及时掌握小区的详细收费情况，便于统计和备查，在没有收费软件的情况下，小区物业管理处应由专人负责建立、登记和管理收费台账。收费台账按收费类别设置，如包括物业管理费、停车场费、水费、电费、物业租赁费、物业经营费、临时摆摊设点管理费及其他收费，各小区视情况需要建立。台账一般按年登记每月收费情况，台账的内容可根据需要设置，如物业管理费手工台账内容可包括业主姓名、业主房号、面积、收费标准、每月实收金额这几项基本内容。为便于核对，所收取的往月欠费应当计入当月实收金额，而不应分拆到欠费的月份。收款后，由出纳或其他专人凭发票或收据存根联登记台帐，并由他人复核。为便于统计和计算，应设置EXCEL电子表格台账，按逻辑关系增加每月的当月累计应交金额、当月累计欠交金额这些栏目，并备注欠交原因等。以此为依据，可形成欠费通知单。并要核对每月实收金额汇总数与会计入账数是否相符，以保证台账汇总数据准确。台账应按年装订成册，留底备查。封面应有管理处负责人、出纳、台账专门管理人员签字确认。

二、应用收费软件，提高收费信息化处理能力

物业小区往往住户较多，收费种类繁多，收费时段长，收费信息量大，很多采用银行托收方式，如仅依靠手工台账和EXCEL表格台账进行收费统计，不仅工作量较大，容易出错、效率低下，还会导致信息维护困难、信息深度加工能力差。因此物业小区应尽量应用专业物业管理收费软件。为便于管理公司下管全部物业小区的收费，并做到规模经济效益，应采用网络版收费软件。收费软件的基本功能和要求包括灵活设置收费项目、生成应收款项、生成银行托收数据及银行扣款后生成托收记录、支持各种收费方式并生成收费记录、自动生成各种统计报表、网络化运行和实时监控、分工授权明确、操作和数据安全可靠等。网络版收费软件市场价格一般在十几万左右，企业大多能承受。在应用时，要确保数据初始化正确，特别是要保证房号、收费面积、收费标准、初始欠费数据、托收银行账号等基础数据的准确性，操作授权准确。日常应用时，要由专人通过一定的方法和措施审核数据输入的准确性。对现金部分，可核对现金会计入账金额和收费软件的现金收款汇总数是否相符。对银行收款部分，也要核对会计银行入账金额与收费软件的银行收款汇总数是否相符。审核后，数据不能再修改。日后发现有错的，主要可能是输错房号，应通过反审核后再进行修改。并充分运用报表统计功能，向相关部门提供收缴率、欠费信息等资料。

三、加强原始票据管理，建立收费核对、核销制度

原始票据包括收据、发票、支票、停车卡、停车专用发票、食堂餐票、游泳池票等票证，是企业取得收入的相关原始票证，应加强管理，建立有关领用、登记、回收、上缴、保管、核销制度，保证收费的会计入账金额与相关票证票面金额相符。各物业小区要设立票据员，负责各类票据的日常管理，控制收费环节的舞弊风险。票据员不得由出纳兼任。

收款员收款时开具收据或发票等票据，及时将现金交出纳或直接存入银行，出纳核对存根联金额与实交现金数或银行收款凭证金额是否相符。出纳每月末合计出当月每本票据金额交票据员核对。票据员在分管会计做完账后进行核销。核销是指核对会计根据收据和发票财务联记账的账面收入数与其相应的存根联合计数相符。具体核销可要求出纳填制发票、收据核销表，登记当月开具并入财务账的收据和发票的存根联金额，由票据员进行核销，小区负责人签字后存档，并报公司财务部分管会计复核。如有不符，应及时查明原因。

四、加强停车场收费管理，控制收费薄弱环节

相比其他收费项目，物业小区停车场收费管理难度较大，尤其是没有安装智能化道闸系统的小区，容易出现漏洞，是收费管理的薄弱环节，应特别加以重视。停车场收费常出现的问题有：岗亭收费员不收费或少收费后放行、收费后不给或少给停车专用发票，以及管理处不经公司审批随意办理免费车卡、优惠车卡等，这些会直接导致停车场收入减少。针对这些问题，应采取相应的技术和管理措施。第一，筹集资金，安装智能化道闸系统，加强技控，减少人为错误或舞弊风险。第二，规范免费车卡、优惠车卡的办理程序，禁止管理处私自办理。第三，加强停车场相关票据的管理，有专人专岗分工负责票据的申购、领用、保管、上缴、核销等工作。第四，建立多重核查制度，日常检查和抽查有效结合。第五，加强岗亭收费员职业道德和技能培训、考核，选择合适的岗位人员，并进行轮换。第六、做好收费记录，加强对比分析，并制订基本任务量。

五、做好欠费催交工作，提高收缴率

由于各种原因，物业小区总存在欠费的现象，应分析欠费的项目、金额及原因，并采取包括法律措施在内的各项措施，设法提高收缴率，充分保障广大业主和企业的合法权益。其主要措施包括：第一，提升服务满意率。这是提高收缴率的关键。只有服务工作取得广大业主的认可，才能保障有较高的收缴率。第二，提高收费的便利程度。这是保证及时收费的必要条件。如引导业主采用银行托收的方式，合理安排值班时间以方便业主交费，和银行协作就近安装现金取款机，和业主协商上门收费等。第三、收费责任到人。对需要催收的费用，可采取合适的奖惩措施责任到专人负责。第四，对故意欠费的业主采取发放律师函或直接提起法律诉讼等法律措施。

通过以上几项措施，建立和落实有关收费管理的相关制度，防范收费管理漏洞，是物业服务企业提高经济效益和加强财务基础管理的关键，对企业具有重要意义。