业主收楼入伙工作

业主入伙与收楼
第一节 入伙仪式

根据开发商的意愿是否举办,因为现在大多数楼盘入伙时只做欢快喜庆的现场布置,顺利、平静地办理入住手续而不再举行入伙仪式。

一、入伙仪式的策划
1.制定入伙仪式方案,主要包括以下类项:
(1)入伙仪式目的;
(2)参加入伙仪式人员;
(3)入伙仪式开展的形式;
(4)入伙仪式所需物资及成本概算;
(5)具体仪式安排步骤及管理办法。
2.审核、确定入伙仪式方案
入伙仪式方案的可行性及具体实施细节尚未与开发商进行协商并确定最终的入伙仪式方案,近期将与开发商进行沟通。如开发商进行仪式,则准备工作如下。

二、入伙仪式策划如下:
1.物资采购,包括:
(1)烘托入伙仪式气氛的装饰物资;
(2)入伙仪式过程的接待物资;
(3)司仪、礼仪小姐及表演队伍的邀请;
(4)现场安全防护设施;
(5)纪念品、奖品、宣传品。

2.节目排练
编制节目单并按入伙仪式方案确定的节目内容进行现场排练。

3.场地布置
(1)接待物品的摆设;
(2)现场的装饰、布置;
(3)现场标志、指示牌的设置;
(4)现场功能区域及通道的划分;
(5)现场相关岗位(如保安、接待、保洁等)的设置;
(6)宣传展示牌(品)的摆设。

三、入伙仪式的组织
1.现场服务
(1)做好来宾接待、服务;
(2)做好现场清洁、保洁;
(3)客服咨询服务;
(4)来宾、业主停车服务管理。

2.仪式主持
由司仪按节目单安排顺序进行。

3.现场秩序维持
(1)搞好现场人车分流、引导、控制;
(2)按功能区域和现场情况进行专用路线划分(如贵宾、演员、工作人员通道);
(3)准备现场治安及突发事件的处理预案;
(4)摆放和利用现场技防设备、设施(如灭火器、监控器、背景广播等)。

4.仪式后现场清理
(1)对现场物资进行整理、清点、核对、入库;
(2)对现场闲杂人清场;
(3)及时做好现场清扫、保洁。

第二节 业主入伙与收楼

一、入伙现场布置
1.入伙办理大厅布置
(1)入伙办理分为接待引导资格审核组、签约组、收费组、验房交付钥匙组、资料收集与钥匙保管组、客户问题处理与协调组,其中资格审核组、签约组、收费组、验房交付钥匙组在入伙大厅按此顺序摆放接待台和标识牌流水服务业主入伙;
(2)放置各类入伙物资(如资料、保险柜、钥匙牌、饮水机等);
(3)安排入伙办理现场保洁;
(4)其他现场装饰的布置。

2.安全保护措施
(1)设置安保设施(如:贵宾栏、警戒带、路锥筒、应急灯);
(2)划分现场功能区域(如:接待区、手续办理区、休息区等);
(3)充分利用现场技防设备设施协助进行安全防范。

3.现场标识、引导牌设置
各功能区域、道路、配套设施等设置有效的引导标识,做到按图索骥。

4.入住宣传、展示布置
(1)入住办理工作流程图;
(2)公布收费标准、依据;
(3)公司及楼盘情况介绍;
(4)图片宣传;
(5)管理标准及承诺;
(6)在楼盘入口等合适位置悬挂入伙祝贺语、横幅;
(7)竣工验收证明(复印件、备查)。

二、入伙流程的提前演练
在入伙前一至二天,再一次按照入伙收楼流程进行现场演练一遍,发现问题及时纠正。

三、入伙手续的办理
1.业主接待(入伙接待组)
(1)负责入伙业主接待、引导;
(2)休息区茶水招待。

2.业主资料收集(资格审查组)
(1)业主收楼资格审查,并收取《入伙通知书》原件、《房屋买卖合同》复印件或《房产权证》复印件、业主身份证复印件和《业主情况登记表》(贴上照片)。
(2)属公司购买的还应核查营业执照副本原件,收取营业执照复印件、法人授权委托书及法人代表和办理人的身份证复印件;
(3)业主不能亲自前来,委托他人办理时还应收取:
1)业主的授权委托书;
2)验业主的身份证原件收复印件或验护照原件收复印件(若业主为境外人士);
3)验代理人身份证原件收复印件或验护照原件收复印件(若代理人为境外人士)。
(4)发放入伙资料袋(内含各类入伙资料)。

3.文件签署(签约组)
(1)指导业主签约:《业主(临时)公约》、《前期物业管理服务协议》、《区域防火责任书》、《居民精神文明公约》、《委托银行代扣款协议书》。

4.费用收取(收费组)
(1)预收一年的管理费;
(2)其它代收代缴费用。

5.交验房屋(验房交付钥匙组)
(1)验房:
1)户内水、电、气及配套设施的使用是否正常;
2)户内智能化、通讯设施的使用是否正常;
3)户内各类产品的安装是否规范、安全;
4)户内建筑工程是否有遗留问题或项目。
(2)抄取水电表读数。
(3)签署《收楼书》发放钥匙:
1)《收楼书》由业主签署、确认;
2)不存在须整改项目的,由业主签署《收楼书》书面确认后发放;
3)存在须整改项目的,由业主签署《收楼书》书面同意确认后,可暂时留存,整改完成后予以归还。

6.资料收集与钥匙保管(资料收集与钥匙保管组)
1)每天入伙结束后应对各入伙大厅各组的入伙资料进行归集;
2)每天入伙结束后应对钥匙进行清理核对。

7.业主疑难解答(领导协调组)
1)业主所提问题类型主要有法规类、费用标准类、管理服务类、开发规划配套类;
2)一般问题由各组工作人员现场及时解答,疑难问题由管理处经理、客户主管针对以上问题进行研究,做好充分准备应对业主疑难问题进行解答,并对入伙相关问题进行协调处理。

四、遗留问题的处理和跟踪(客户问题处理与协调组)
1.验楼时问题的记录
为保证遗留问题得到及时、快速的整改,验房记录人员应尽量将户内各项问题记录准确、清楚,主要有以下几点:
1)问题类型;
2)问题存在的位置;
3)存在问题的数量。

2.一般问

3.严重房屋质量问题的处理方式
由客户问题处理与协调组及时反馈给开发商处理并负责跟踪、落实、协调。

4.处理后的再验收、记录
1)由客户问题处理与协调组通知业主本人到场进行复验,并与验房记录进行对比、核对;
2)业主签字确认整改完成;
3)业主对整改结果提出异议的,重新填写遗留问题《整改项目报告》,由业主签名确认后反馈开发商京工地产处理并进行跟踪协调整改工作的进行。