某物业质量管理体系内部审核控制程序

某物业质量管理体系内部审核控制程序

1.目的

为进行公司质量管理体系内部审核,特编制本程序。

2.范围

2.1本程序规定了内部审核的流程和方法，以验证质量管理体系各项管理活动的符合性和有效性。

2.2本程序适用于对质量管理体系范围内，各部门管理活动的审核。

3.职责

3.1管理者代表负责审批《内部审核计划》，任命审核组长和审核员，组织内部审核，审批内审报告。

3.2审核组长负责做好审核员的工作分工和审核准备，组织、开展现场审核，编写《内部审核报告》，并负责审核后的跟踪管理工作。

3.3审核员负责编制《内部审核检查表》（以下简称"内审检查表"），实施现场审核，确定不合格项并编制《内部审核不合格项报告表》，负责纠正预防措施的跟踪验证。

3.4被审核部门负责配合审核员开展本部门的审核工作。

3.5不合格项责任部门负责对本部门的不合格项制定纠正措施，按期实施整改，并对实施效果负责。

4.工作内容

4.1审核时间

4.1.1审核一年不少于一次，必要时，管理者代表可根据需要做出提前内审或增加内审次数的决定，如：

4.1.1.1当体系发生变更、相关职能有较大变化时；

4.1.1.2当相关方对涉及的特殊过程或项目提出要求时；

4.1.1.3当服务过程中发生人身安全事故、设备事故时；

4.1.1.4认证机构监督评审时。

4.1.2当提前内审或增加内审次数时，全面质量管理办公室应提前通知有关部门。

4.2审核前的准备

4.2.1组成审核组

4.2.1.1内审工作开展前，管理者代表应任命审核组长和组员，为审核工作提供组织保证，审核组长和组员应分别具备如下资格：

a)组长：持有内审员或外审员资格证书，并具有较强独立工作能力和协调能力；

b)组员：接受过GB/T19001标准的内审员或外审员培训，并获得相应资格证书。

4.2.1.2审核组组长应按组员的专业特长进行分工，审核人员不能审核自己的工作。

4.2.1.3特殊情况下，经管理者代表批准，审核组可吸收专业技术人员或观察员参加。

4.2.2编制《内部审核计划》

4.2.2.1审核组组长负责编制《内部审核计划》，《内部审核计划》的内容主要有：

a)审核的目的、范围和依据；

b)审核组成员；

c)受审核部门、审核过程或要素；

d)审核组内部交流的时间安排等；

e)审核日期、日程的安排：

在审核前10天，由审核组长召开一次审核小组会议，对《内部审核计划》进行讨论并明确分工。

4.2.2.2《内部审核计划》经管理者代表批准后，全面质量管理办公室应提前五个工作日，向有关部门发出内部审核通知。

4.2.2.3受审核部门接到计划后应安排有关人员做好配合和准备工作，如果对审核项目和日期有异议，应提前3个工作日通知审核组，经协商后修订《内部审核计划》。

4.2.3编制《内审检查表》

4.2.3.1《内部审核计划》发布后，审核组组长应组织审核员对《内部审核计划》进行讨论，明确审核准则和审核深度，并编制《内审检查表》。

4.2.3.2《内审检查表》的编制应依据：

a)GB/T19001标准；

b)适用的法律、法规和其他要求；

c)体系文件，包括质量方针、目标（指标）、管理手册、程序文件、服务工作规范；

d)必要时，从现场收集的相关信息。

4.2.3.3《内审检查表》应在审核实施前送审核组长确认。

4.3实施审核

4.3.1首次会议

4.3.1.1首次会议标志着现场审核的开始，首次会议由审核组长主持召开，与会者应在《内部审核会议签到表》中签到，参加的人员和部门主要有：

a)最高领导层、管理者代表；

b)受审核部门负责人；

c)内审组全体成员。

4.3.1.2审核组组长在会议上应说明本次审核的目的、范围、准则、方法和时间安排，明确配合人员，对《内部审核计划》中的安排做进一步确认，（遇特殊情况时，应及时调整并再次确认）。

4.3.2获取审核证据

4.3.2.1审核员参照《内部审核检查表》中的具体内容，对受审核部门进行现场检查，对所涉及的过程和活动，收集、寻找符合或不符合审核准则的客观证据，获取审核证据的方法主要有：

a)与被审核对象交谈；

b)调阅文件；

c)现场查验记录；

d)观察操作；

e)随即抽样等。

4.3.2.2现场审核时，审核员应：

a)及时作好审核记录，记录必须清楚、完整，有可追溯性；

b)发现问题时，审核员应进一步调查清楚，力求客观公正，并及时给予审核方口头反馈；

c)当证据不足或不清楚时，审核员应一查到底，直到弄清楚为止；

d)做好相应的检查审核记录，填写《内部审核检查表》，记录必须清楚完整。

4.3.3审核情况的总结、评价

4.3.3.1审核组组长应按《内部审核计划》的安排，召集内部会议，

对审核情况进行沟通和小结。

4.3.3.2召开末次会议之前，审核组长应：

a)组织内审组成员，根据记录的审核证据，对照审核准则进行评价，确定不合格项及其严重性，开出《内部审核不合格项报告表》；

b)召开审核组全体会议，进一步评价审核结果；

c)将《内部审核不合格项报告表》交受审核部门确认。

4.3.3.3审核组组长于内审后一周内负责编写本次《内部审核报告》。《内部审核报告》的内容主要有：

a)审核的目的、范围和依据；

b)审核组成员和受审核部门代表名单；

c)审核日期及审核计划具体实施情况；

d)审核中发现的不合格情况、不合格项目分布情况（《内部审核不合格项统计表》）和严重程度；

f)体系符合性、有效性结论；

g)整改及纠正措施验证的要求等。

4.3.3.4《内部审核报告》由管理者代表审核后发放。

4.3.4末次会议

4.3.4.1末次会议标志着现场审核的结束，末次会议由审核组长主持召开，参加人员原则上可以扩大参加首次会议的人员，与会者应签到。

4.3.4.2末次会议的主要内容包括：

a)重申审核的目的、范围、依据及方法；

b)宣读主要的《内部审核不合格项报告表》；

c)宣读《内部审核报告》，明确责任部门采取措施的要求及审核员进行检查验证的要求；

d)发出《内部审核不合格项报告表》给受审部门。

4.4跟踪、验证

4.4.1末次会议后，责任部门应对不合格项进行整改；

4.4.2根据《内部审核报告》的要求，审核员应及时对不合格项的整改过程实施跟踪、验证；

4.4.3对不合格项整改过程中涉及多个部门或出现的新问题，审核员应及时向审核组长或管理者代表反映，及时协调解决。

5.相关文件

无

6.记录表格

6.1《内部审核计划》（8.2.2-j-01）

6.2《内部审核检查表》（8.2.2-j-02）

6.3《内部审核不合格项报告表》（8.2.2-j-03）

6.4《内部审核会议签到表》（8.2.2-j-04）